Procesautomatisering
in Handel
Handelsbedrijven staan onder constante druk om sneller te leveren, foutloos te werken en tegelijkertijd schaalbaar te blijven. Orderverwerking, voorraadbeheer en logistieke processen verlopen in veel organisaties nog deels handmatig, wat leidt tot fouten, vertraging en gebrek aan overzicht. Door bedrijfsprocessen te automatiseren ontstaat rust in de operatie en ruimte voor groei.
Wij helpen groothandels, retailers en e-commercebedrijven bij het automatiseren van hun kernprocessen. Van order tot levering, zonder onnodig handwerk en met volledige grip op data en processen.
Van bestelling tot levering – zonder handwerk
Door orderverwerking te automatiseren worden inkomende orders automatisch herkend, gecontroleerd en verwerkt in Exact. Gegevens hoeven niet meer handmatig te worden overgenomen, waardoor fouten worden voorkomen en doorlooptijden aanzienlijk verkorten.
Bij organisaties zoals Dulimex, Tubobel Aqua, Haardenexpert, Voortman Keukens en Hoshino resulteerde dit in:
Tubobel Aqua
“Doordat het systeem op maat gebouwd is, kunnen we het blijven uitbreiden op basis van de noden van onze klanten en de evoluties in de markt. Die flexibiliteit is voor ons van onschatbare waarde.”
Evert Lemmens | co-CEO
Haardenexpert
“De samenwerking met Quercis verloopt uitstekend. Vooral het directe contact en de korte lijnen zijn erg prettig. Wanneer er vragen zijn, reageert Quercis snel en adequaat. Ook via het supportsysteem verloopt de communicatie soepel, al wordt deze soms zelfs overgeslagen omdat er snel persoonlijk contact is”.
Gert-Willem | Marketeer
Hoshino Europe
“Wij hebben voor Quercis als samenwerkingspartner gekozen omdat ze altijd eerst kijken naar het proces en wat er beter kan. En dan pas met een oplossing komen. Hierdoor weten ze precies waar we behoefte aan hebben. De software van Quercis zorgt ervoor dat alles soepel, snel en precies verloopt.”
Kiyotaka Yamada | President
Grip op voorraad en logistiek
Automatisering zorgt voor realtime inzicht in voorraadniveaus en logistieke processen. Door Exact te combineren met rapportages via Power BI ontstaat overzicht over:
- beschikbare voorraad per magazijn
- logistieke doorlooptijden
- financiële impact van orders en leveringen
Dit maakt voorraadbeheer voorspelbaar en ondersteunt betere beslissingen.
Quercis oplossingen voor Handel
Procesautomatisering
voor grip, schaalbaarheid en groei
Bedrijfsprocessen automatiseren is voor veel organisaties geen luxe meer, maar een noodzaak. Handmatige, foutgevoelige processen kosten tijd, zorgen voor vertraging en beperken je groei. Met procesautomatisering richt je workflows zo in dat repetitieve taken automatisch worden uitgevoerd. Dit zorgt voor meer overzicht, minder fouten en ruimte voor medewerkers om zich te richten op werk dat écht waarde toevoegt.
Quercis helpt organisaties bij het automatiseren en optimaliseren van bedrijfsprocessen. Van financiële administratie en orderverwerking tot logistiek, HR en rapportage. Altijd gebaseerd op bestaande systemen zoals Exact, aangevuld met slimme templates, integraties en inzicht via data.
Zo helpt Quercis bij procesautomatisering
Wij combineren proceskennis, technologie en standaardoplossingen om automatisering beheersbaar te maken.
Quercis Basic Templates
Voor veelvoorkomende processen zijn kant-en-klare templates beschikbaar, zoals:
- Factuurverwerking (Purchase-to-Pay)
- Creditmanagement
- Urenregistratie
- Planning
- Ticketing
- HR-processen
- Mobiliteit & declaraties
Deze templates zijn direct toepasbaar binnen Exact en zorgen voor snelle implementatie zonder lange maatwerktrajecten.
Exact als fundament
Exact Software helpt organisaties hun financiële en operationele processen te automatiseren en te verbinden in één overzichtelijk systeem. Als Exact Gold Partner zetten wij Exact in als basis voor slimme procesautomatisering, zodat jouw processen efficiënter, sneller en beter schaalbaar worden.
Quercis werkt met Exact Online en Exact Globe/Synergy. Afhankelijk van de complexiteit en schaal van je organisatie wordt gekozen voor:
- Premium-edities van Exact Online
- Exact Globe & Synergy voor complexere processen
Slimme integraties & inzicht
QPO (Quercis Process Optimizer) voor het bewaken van processen en signaleren van afwijkingen
Quercis Cube + Power BI voor realtime inzicht in financiële en logistieke data
Koppelingen met o.a. ImageCapture, Copernica en qonnect
Er zijn talloze mogelijkheden met de Quercis Business Portal. In onze blog lees je meer over de mogelijkheden.
Procesautomatisering in de praktijk
In de praktijk betekent automatisering vaak:
Organisaties zoals Dulimex, Ambulancezorg Limburg-Noord en MF Shipping hebben hun bedrijfsprocessen met Quercis succesvol geautomatiseerd.
Dulimex
“Samen met Quercis en de ImageCapture software Scan Sys hebben we een belangrijke stap gezet in de verdere digitalisering van onze orderverwerking.”
Remco de Graaf | Accountmanager online & hoofd verkoop binnendienst
MF Shipping
“Wij hebben er bewust voor gekozen om met Quercis in zee te gaan vanwege de professionaliteit, betrouwbaarheid en persoonlijke aandacht waarmee ze kwaliteit leveren. Wij hebben Quercis leren kennen als een ambitieus bedrijf met een vooruitstrevende visie. ”
Ivo Ramakers | Projectmanager & ICT manager
Ambulancezorg Limburg
“Quercis heeft veel kennis en kunde in huis en weten waar ze over praten. Tijdens het proces hebben de consultants ons goed kunnen adviseren om tot keuzes te komen waarom we iets wel/niet op een bepaalde wijze moesten inrichten.”
Vivian Vestjens | Manager Finance & Control
Procesautomatisering
in de Zorg & Publieke sector
Organisaties in de zorg en publieke sector hebben te maken met complexe administratieve processen, strenge regelgeving en een hoge verantwoordingsdruk. Tegelijkertijd is er behoefte aan efficiëntie, foutloze verwerking en transparantie. Procesautomatisering helpt om administratieve lasten te verlagen en meer tijd vrij te maken voor de primaire taak: mensen helpen.
Quercis ondersteunt zorginstellingen en publieke organisaties bij het automatiseren van financiële en administratieve processen, met respect voor bestaande structuren en compliance-eisen.
Meer tijd voor mensen, minder voor administratie
Door processen zoals factuurverwerking en goedkeuringsflows te automatiseren, verdwijnen papieren documenten en handmatige controles. Facturen worden automatisch ingelezen, gecontroleerd en ter goedkeuring aangeboden binnen Exact.
Bij organisaties zoals Ambulancezorg Limburg-Noord en Aquon resulteerde dit in:
Ambulancezorg Limburg-Noord
“Quercis heeft veel kennis en kunde in huis en weten waar ze over praten. Tijdens het proces hebben de consultants ons goed kunnen adviseren om tot keuzes te komen waarom we iets wel/niet op een bepaalde wijze moesten inrichten.”
Vivian Vestjens | Manager Finance & Control
AQUON
“De kracht van Quercis ligt in het meedenken met bedrijven bij automatiseringsvraagstukken. Ze maken zich de (specifieke) vragen van hun klanten eigen en denken graag mee in mogelijke oplossingen. Door hun jarenlange ervaring zijn ze in staat om met direct toepasbare, praktische voorstellen te komen.”
Peter Toenders | Adviseur Financiën
Kansspelautoriteit
“Fijn om de communicatie met de klant volledig digitaal via een portaal te kunnen voeren en dat tegelijkertijd automatisch alles in ons informatiesysteem (Exact Synergy) wordt geregistreerd!”
Raymond Hermans | IT Manager
Inzicht en verantwoording met data
Door automatisering te combineren met Power BI ontstaat financiële transparantie. Management en finance krijgen direct inzicht in budgetten, verplichtingen en prestaties, zonder handmatige exports of losse Excel-overzichten.
Quercis oplossingen voor de Zorg & Publieke sector
Procesautomatisering
in Logistiek & Productie
Logistieke en productiebedrijven werken met complexe ketens, strakke planningen en grote hoeveelheden data. Handmatige processen zorgen al snel voor vertraging, fouten en gebrek aan overzicht. Procesautomatisering maakt deze ketens voorspelbaar, inzichtelijk en schaalbaar.
Quercis helpt organisaties in logistiek en productie bij het stroomlijnen van orderplanning, logistieke workflows en rapportage.
Meer tijd voor mensen, minder voor administratie
Door logistieke processen te automatiseren worden orders, verzendingen en planning beter op elkaar afgestemd. Gegevens uit Exact worden automatisch verwerkt, waardoor medewerkers niet langer hoeven te schakelen tussen systemen.
Bij MF Shipping, Nea International en Nicoverken resulteerde dit in:
ARAS Security
“Door de implementatie van de goedereninslag module van Kardex en de inrichting van de koppelingen tussen alle processen in Exact Globe- Exact WMS- Synergy en PPG is onze voorraadbetrouwbaarheid maar liefst verbetert naar een uitmuntende score van 95-99%!”
Roel Konings | Hoofd Logistiek
Nicoverken
“Door de koppeling tussen Exact Globe en axxalon hebben we een logische vervolgstap gezet in het automatiseren van onze processen. Orders en urenregistraties lopen nu automatisch door, wat zorgt voor minder handmatig werk. De samenwerking met Quercis en Data 2 improve verliep daarbij prettig en efficiënt, met korte lijnen en snelle afstemming.”
Erik van Krugten | Eigenaar Nicoverken
Nea International
“Quercis heeft ervoor gezorgd dat Exact dienend is voor Nea International. Interne processen zijn steeds beter op elkaar afgestemd. Informatie wordt vanuit één punt aangeboden waardoor er geen redundantie plaatsvindt. Hierdoor is de samenwerking tussen de afdelingen verbeterd.”
Dennis van Erp | Financial Manager
Realtime inzicht in logistieke prestaties
Door automatisering te combineren met dashboards ontstaat inzicht in:
- orderstatussen
- transportbewegingen
- voorraad en planning
Dit helpt organisaties om sneller bij te sturen en knelpunten vroegtijdig te signaleren.
Quercis oplossingen voor Logistiek & Productie
Procesautomatisering
in Vastgoed & Zakelijke dienstverlening
Vastgoedorganisaties en zakelijke dienstverleners werken met dossiers, contracten en financiële afhandeling die nauwkeurig en consistent moeten verlopen. Handmatige processen maken het lastig om overzicht te houden en efficiënt te werken. Procesautomatisering biedt structuur, inzicht en schaalbaarheid.
Quercis ondersteunt organisaties in vastgoed en zakelijke dienstverlening bij het automatiseren van administratieve en financiële processen.
Efficiëntie als fundament voor groei
Door processen zoals dossieradministratie, facturatie en rapportage te automatiseren, ontstaat één centrale werkwijze. Informatie wordt automatisch gesynchroniseerd tussen systemen, waardoor medewerkers altijd met actuele gegevens werken.
Bij organisaties zoals Mosaic World en BrandMR zorgde dit voor:
BrandMR
Marco Spilt | Manager IT
Mosaic World
“De Quercis Creditmanagement Portal heeft aanzienlijk bijgedragen in de daling van ons uitstaande vervallen saldo voor Nederland. In 6 maanden is deze verlaagd met 37,5%. Daarnaast hebben we een grote verbetering gerealiseerd in de gemiddelde betaaltermijn van actieve klanten.”
Joris Drogtrop | Sr. Finance Administrator B2B
Inzicht en controle met data
Automatisering in combinatie met rapportages zorgt voor grip op prestaties en financiële stromen. Management krijgt inzicht zonder afhankelijk te zijn van losse bestanden of handmatige controles.
Quercis oplossingen voor Vastgoed & Zakelijke dienstverlening
