MF Shipping Group is een organisatie actief over heel de wereld. In tegenstelling tot concurrenten organiseren zij alles vanuit één kantoor in Delfzijl en werken zij samen met drie crewing agents in Rusland, Oekraïne en in de Filipijnen. Tegenwoordig bestaat de vloot van MF Shipping Group uit 60 schepen.
De bedrijfsprocessen van MF Shipping zijn redelijk ingewikkeld. Om het proces te vereenvoudigen en te stroomlijnen werd de hulp van Quercis ingeroepen. Quercis heeft haar kennis ingezet om deze processen zo efficiënt en effectief mogelijk te laten verlopen.
Oplossing | Door gebruik te maken van één centrale Synergy omgeving hebben de bemanningsleden en kapiteins van de 60 schepen toegang tot essentiële documentatie. Vanuit het centrale systeem kan relevante informatie getoond worden aan de juiste personen. En kan het kantoorpersoneel en de bemanningsleden documenten uitwisselen en aanpassen.
Oplossing | De portalen zijn gekoppeld aan Exact software en aan het scheepvaart programma. Dit zorgt ervoor dat de informatie altijd up-to-date is.
Oplossing | Het hoofdkantoor kan nu de juiste documenten beschikbaar maken voor de juiste medewerkers. Een bemanningslid kan zijn of haar gegevens en documenten makkelijk inzien en bewerken. Zij kunnen documenten uitwisselen en contact leggen met het kantoorpersoneel. Ook kan de bemanning trainingen volgen via de portalen.
Oplossing | Quercis heeft databases lokaal geïnstalleerd, wat er voor zorgt dat de portalen altijd gebruikt kunnen worden. Zodra er weer verbinding is met het internet wordt deze data gesynchroniseerd met Exact Globe, Exact Synergy en met het scheepsvaart programma. Dit zorgt ervoor dat het hoofdkantoor en de business units inzage hebben in accurate documenten en gegevens.
Oplossing | Via het Inkomend Factuurregister Portaal kan personeel kostenboekingen doorvoeren en bestellingen plaatsen. Deze boekingen of bestellingen worden dan goedgekeurd en voltooid in Exact Globe. De route van de boeking is op een flexibele manier voor MF Shipping Group ingericht. Dit betekent dat verschillende facturen door verschillende personen moeten worden goedgekeurd. Voor het inboeken van de facturen via de IFR Portal is er ook Scansys software geïnstalleerd. Scansys levert een software programma aan wat automatisch gescande of gefotografeerde facturen inboekt in Exact Globe.