Je weet dat je bedrijfsprocessen efficiënter kunt inrichten. Je hoort steeds vaker over procesautomatisering, en het klinkt logisch: minder handmatig werk, minder fouten, en meer grip op je processen. Maar waar begin je?  

We leggen stap voor stap uit hoe je jouw bedrijfsprocessen kunt automatiseren, met een praktisch en toepasbaar stappenplan.  

Waarom een stappenplan procesautomatisering?  

Procesautomatisering implementeren zonder plan is vragen om frustratie. Door een helder stappenplan te volgen voorkom je dat je te snel in de techniek duikt, zonder eerst de processen goed in kaart te brengen. Met dit stappenplan zorg je voor een succesvolle en duurzame automatisering.  

Stap 1: Breng je huidige processen in kaart 

Begin bij de basis: hoe lopen je processen nu? Welke stappen zijn handmatig, welke systemen worden gebruikt en waar ontstaan vertragingen of fouten?  

Gebruik hiervoor bijvoorbeeld een procesflow of visualisatie. Focus op processen die vaak worden herhaald, voorspelbaar zijn en nu veel tijd kosten.  

Voorbeelden:  

• Het handmatig verwerken van inkomende facturen 
• Medewerkers handmatig aanmelden in verschillende HR-systemen 
• Openstaande betalingen opvolgen via Excel en e-mail 
• Verkooporders handmatig controleren en doorzetten 
• Urenregistraties via losse spreadsheets bijhouden 

Stap 2: Bepaal welke processen geschikt zijn voor automatisering  

Niet elk proces is direct geschikt voor automatisering. Kijk naar processen die:  

• Repetitief zijn  
• Een vaste volgorde hebben  
• Veel tijd kosten  
• Gevoelig zijn voor menselijke fouten  

Een inkomend factuurproces of een standaard HR-aanmeldingsprocedure is bijvoorbeeld eenvoudiger te automatiseren dan een proces dat veel uitzonderingen kent. Maar ook het plannen van werkzaamheden of het verwerken van verkooporders zijn vaak voorspelbaar en dus geschikt voor automatisering. 

Stap 3: Kies de juiste oplossing  

Quercis heeft voor veelvoorkomende processen kant-en-klare Basic Templates ontwikkeld. Deze templates zijn direct toepasbaar in Exact en kunnen eenvoudig gekoppeld worden aan andere software. Denk aan:  

• Urenregistratie automatiseren: uren direct koppelen aan projecten, zonder losse Excel-bestanden. 
• Verkooporders digitaliseren: van binnenkomst tot verwerking volledig geautomatiseerd. 
• Planning structureren: inzicht in capaciteit, beschikbaarheid en voortgang in één overzicht. 
• Purchase-to-Pay stroomlijnen: van inkoopaanvraag tot betaling digitaal en foutloos. 
• Ticketing en meldingen opvolgen: meldingen automatisch toewijzen en opvolgen. 

Deze standaardoplossingen zorgen voor een snelle implementatie.  

Stap 4: Start met één proces  

Begin klein. Kies één proces waar veel winst te behalen valt en automatiseer dat eerst. Zo kun je leren, bijsturen en intern draagvlak opbouwen.  

Voorbeeld: start met de urenregistratie. Zodra een medewerker uren invult, worden deze automatisch gekoppeld aan het juiste project en kostenplaats. Geen dubbele invoer meer, minder fouten en altijd up-to-date projectinformatie.  

Stap 5: Test en optimaliseer  

Een proces automatiseren is niet hetzelfde als het direct perfect maken. Doorloop het geautomatiseerde proces samen met gebruikers, verzamel feedback en optimaliseer waar nodig. Denk aan het toevoegen van meldingen, het aanpassen van goedkeuringsregels of het uitbreiden met extra controles.  

Stap 6: Schaal verder uit  

Is het eerste proces goed ingericht en geaccepteerd door de organisatie? Dan is het tijd om op te schalen. Automatiseer stap voor stap meer processen – steeds volgens dezelfde aanpak: proces in kaart brengen, template kiezen, testen en optimaliseren. Zo werk je toe naar een organisatiebrede automatisering zonder lange, complexe trajecten. 

Procesautomatisering implementeren samen met Quercis  

Bedrijfsprocessen automatiseren hoeft niet ingewikkeld te zijn. Door te werken met een helder stappenplan voor automatiseren en slimme standaardoplossingen zoals de Basic Templates van Quercis, maak je automatisering beheersbaar en haalbaar en zonder langdurige implementatietrajecten.  

In de volgende blog duiken we dieper in de technologie: welke tools en software kun je gebruiken voor succesvolle procesautomatisering?