Je onderneming doet het goed, maar de HR afdeling is niet de uniforme geoliede machine die je voor ogen had. De HR-Professionals werken dan wel samen, maar op een ongestructureerde en inefficiënte manier. Gegevens zijn verspreid over e-mails, Word documenten, Excel-bestanden en pdf’s. Ze staan op lokale harde schijven, in een persoonlijke e-mailbox of zijn uitgeprint, gearchiveerd en vergeten. Het overzicht is weg.

Tijd om je HR processen te stroomlijnen en te optimaliseren. Maar waar begin je? Dat lees je in dit blog.

Bepaal eerst het eindresultaat

Een concrete doelstelling helpt om een optimaal proces in te richten. Stel je hebt als doelstelling dat een sollicitant binnen 72 uur moet worden aangenomen. Dan moet je HR systeem je snel en effectief kunnen ondersteunen zodat er snel gehandeld kan worden. Door het eindresultaat al in beeld te hebben dwing je jezelf om kritisch en creatief naar het proces te kijken.

Breng de huidige processen in kaart

Hoe zien bestaande prosessen er uit? Vaak worden werkzaamheden al jaren op dezelfde manier gedaan en is vaak onduidelijk waar de verantwoordelijkheid ligt. Dus stap 2 is om dit in kaart te brengen. Met welke afdelingen wordt er samengewerkt? Welke HR professional doet wat precies en hoe wordt dat gedaan? En belangrijker waarom wordt dat zo gedaan? Het is belangrijk om te weten wat er speelt en wie dagelijks een rol speelt in dit proces. Durf ook af te wijken van het oude.

Maak meer gebruik van digitaliseringsmogelijkheden

HR-software biedt talloze mogelijkheden. Maar maak je als organisatie ook daadwerkelijk gebruik van deze mogelijkheden? Veel werkzaamheden worden nog handmatig gedaan of met Excel lijstjes. En dat terwijl jouw software programma hier veel efficiëntere mogelijkheden voor biedt. Maak gebruik van software die je al in huis hebt. Veel bedrijven werken bijvoorbeeld al met Exact Synergy CRM. Kijk dan ook naar de HR mogelijkheden binnen Exact Synergy. Via workflows en signaleringen kunnen veel zaken digitaal geregeld worden. Kijk hier eens kritisch naar.

Optimaliseren: verder dan digitaliseren

Digitaliseren is niet meer dan handmatig werk omzetten naar digitaal werk. Dat een proces digitaal inzichtelijk en bestuurbaar is, betekent nog niet dat het ook efficiënt verloopt. Dit kun je doen door medewerkers eigen verantwoordelijkheid te geven over bepaalde HR processen. Zoals bijvoorbeeld verlofaanvragen. Wil de medewerker verlof opnemen? Dan logt hij/zij zelf in op een portaal en vraagt daar het verlof aan. Vervolgens wordt dit automatisch geregistreerd. Op deze manier heeft de medewerker er zelf invloed op en heeft makkelijk inzage in de verlofsaldi. Dit noemt men Employee Self Service (ESS).

Wist je dat dit heel makkelijk kan met de Quercis HR Portal? Met de Quercis HR portal creëer je meer verbondenheid en zorg je voor een betere toegang tot het personeelsdossier. Met Exact Synergy en de Quercis HR Portal stroomlijn, verduidelijk en ondersteun je elk onderdeel van je HR proces. Vanaf het moment dat iemand instroomt tot het moment dat een medewerker weer uitstroomt.

“ Dat is het mooie aan dit portaal! Jarenlange ervaring op het gebied van HR en de technologische mogelijkheden binnen onze business portal, komen samen in onze HR oplossing. Waar we vroeger aanzienlijke implementatietijd nodig hadden praten we nu over enkele dagen. Een standaard configuratie is zelfs binnen een dag te realiseren. Hierdoor is er meer tijd voor advies en een optimaal eindproduct.”

Hans de Jong | HR Consultant & Salarisspecialist | Quercis

Creëer draagvlak voor verandering

Vergeet ook zeker de menselijke kant van verandering niet. Neem je medewerkers mee in de veranderingen. Mensen willen vaak wel veranderen, maar willen niet veranderd worden. Door ze op tijd te informeren zijn ze sneller geneigd mee te gaan in de verandering. Licht ook de mogelijkheden uit die het biedt voor de toekomst. Het vergemakkelijkt het werk voor de één, zorgt voor meer inzicht voor de ander en levert tijdswinst op voor weer iemand anders.

Door de inzet van digitalisering en optimalisering kun je je als HR professional richten op zaken die er in je functie echt toe doen. Administratieve taken zullen afnemen, de tevredenheid van medewerkers en leidinggevenden zal toenemen, en de snelheid van handelen en efficiency zal worden verbeterd. Dus waar wacht je nog op? Start vandaag nog met het optimaliseren van je HR proces.