Bram Smits vertelt

De implementatie van de Quercis Business Portal bij Hoshino Europe BV.

Hoe komen jullie aan dit project?

Het traject bij Hoshino Europe BV begon zo’n twee jaar geleden. Via de website kregen we een aanvraag binnen. Collega Jan Schonewille ging de eerste informatie ophalen. Waar staan ze, wat hebben ze al, waar willen ze naartoe? Aan de hand van het vraagstuk komt hij met het oplossingsconcept. In dit geval de Quercis Business Portal. Eenmaal de juiste oplossing gevonden dan gaat het traject verder lopen en kom ik in actie.

Hoe komt een dergelijk project van de grond?

Samen met Raymond Kok gingen we naar Mijdrecht om verder informatie op te halen. De eerste keer dat we binnenkwamen was best overweldigend. Wat een mooie producten, de gitaren, de drums… Maar het gaat ons natuurlijk om de systemen. Wat doen ze, hoe werkt het magazijn, hoe werken de processen? Hoe wordt er gewerkt met de Exact software zoals Exact Globe en Exact Synergy? Maar ook, welke applicaties worden er nog meer gebruikt? Hoe ziet het digitale landschap eruit? Informatie die voor ons essentieel is om een goede oplossing neer te zetten met de Quercis Business Portal.

Het begin van zo’n traject is heel veel informatie ophalen, wat willen ze graag en hoe moet het aan elkaar gekoppeld worden. Wat het bij Hoshino extra uitdagend maakt is de taal en het cultuurverschil. Tijdens de gesprekken ben je veel aan het vertalen van Engels naar Nederlands. Na een dag informatie ophalen merkte ik met het schrijven dat ik soms toch nog informatie miste, ergens in de vertaling verloren gegaan waarschijnlijk. Gelukkig hebben we een fijne samenwerking, zo kon ik altijd bellen om die extra informatie op te halen.

Waarom een nieuw dealerportaal?

Hoshino werkte al met een dealerportaal, maar deze was sterk verouderd en onvoldoende geïntegreerd met de backend. Dit was ook nog eens met verschillende systemen aan elkaar geknoopt. Aan ons de taak om ervoor te zorgen dat het digitale landschap vereenvoudigd werd en er een modern platform voor in de plaats kwam. De Quercis Business Portal leent zich hier perfect voor.

Aan de hand van de gesprekken met Hoshino maakten we een functioneel ontwerp. Een functioneel ontwerp is essentieel in het proces. We laten dan zien aan de klant hoe het er uiteindelijk uit komt te zien. Er worden zelfs al schetsen gemaakt van hoe de portal er uit komt te zien. Zo zijn de verwachtingen altijd goed vastgelegd en worden verassingen voorkomen. Na een aantal feedbackrondes lag er een ontwerp waar zowel de klant als wij tevreden over waren. De fundatie is gelegd en dan begint het bouwen. Elke keer als we een stuk gebouwd hebben laten we dat zien tijdens de Show & Tell sessies. Zo kon Hoshino aangeven of het naar wens is en volgens de afspraken is gemaakt. Als het uiteindelijk gebouwd is komt het moment dat er getest gaat worden. Na uitgebreid testen en bijschaven kon de nieuwe dealer portal live!

“De eerste klanten zijn nu aan het werk en zijn allemaal erg enthousiast en onder de indruk van de portal. We zijn er erg blij mee!”
Thierry Trapenberg | Projectmanager | Hoshino Europe

Wat dit project extra gaaf maakt?

Normaal gesproken leveren we de portal alleen in het Engels en Nederlands aan. Bij Hoshino hebben we het ook in het Spaans, Portugees, Frans en Italiaans aangeleverd. Mooi om te zien dat het heel Europa over gaat.

En hoe nu verder?

We gaan de portal verder door ontwikkelen. Het warehouse systeem werkt met track en trace. Aan ons is gevraagd om dit toe te voegen aan de portal zodat de dealers nog beter op hoogte zijn. En het digitale landschap zit ook hier weer met verschillende systemen aan elkaar geknoopt. Hier maken we dan ook één overzichtelijk geheel van.

De samenwerking is heel soepel en vloeiend verlopen. Bij wijzigingen krijg ik snel feedback of het akkoord is. Dit maakt het een heel soepel traject. Ik check ook altijd bij Support of ze veel van Hoshino horen en dat is eigenlijk vrijwel niet. Dus dat is een goed teken!

We weten wat we aan elkaar hebben en dat maakt onze samenwerking heel goed. Het is echt een project uit het boekje!

Meer weten over het dealerportaal van Hoshino? Bekijk dan zeker de video. Of download onze whitepaper.  

Exact Globe, Exact Software, Power BI