Bedrijfsprocessen automatiseren is een effectieve manier om de efficiëntie te verhogen, fouten te verminderen en beter inzicht te krijgen in je bedrijfsvoering. Maar om dit te bereiken, heb je de juiste tools en technologieën nodig. Het landschap van automatiseringstools is breed, van geavanceerde Robotic Process Automation (RPA) tot laagdrempelige workflowsoftware.  

De vraag is: welke technologie past het beste bij jouw organisatie en hoe zorg je voor een toekomstbestendige aanpak om je bedrijfsprocessen te automatiseren?  

Wat is Robotic Process Automation (RPA)?  

Deze vraag komt je vast bekend voor, want deze hebben we eerder in een andere blogpost ook behandeld: “Wat is RPA?”. Hier nog even in het kort: RPA is een technologie waarmee je handmatige, repetitieve computertaken laat uitvoeren door software ‘robots’. Deze robots bootsen de handelingen van een menselijke medewerker na, zoals klikken, typen en kopiëren. Ze werken foutloos en razendsnel, wat ze ideaal maakt voor taken die moeilijk te automatiseren zijn via traditionele softwarekoppelingen. Door RPA in te zetten kun je specifieke bedrijfsprocessen automatiseren die anders veel tijd kosten.  

Bij Quercis zetten we Exact RPA in. Deze oplossing helpt organisaties bij het inzichtelijk maken van data, het verbinden van systemen én het optimaliseren van bedrijfsprocessen door handmatige repetitieve handelingen te automatiseren. Denk aan financiële processen zoals het bewaken van openstaande posten, logistieke processen zoals het creëren van artikelen en orders of verregaande HR-automatisering. 

Slimme software automatisering  

Niet elk proces vraagt om de complexiteit van RPA. Veel bedrijfsprocessen kun je uitstekend automatiseren met standaardsoftware en workflowoplossingen. Deze tools maken het mogelijk om verschillende applicaties met elkaar te verbinden en workflows te creëren zonder ingewikkelde programmering.  

Voorbeelden van dit type software zijn:  

• Microsoft Power Automate: Dit platform is ideaal voor het koppelen van Microsoft 365, Teams, SharePoint en Outlook. 
•  Exact: Biedt binnen modules zoals Globe, Synergy en Online diverse workflowmogelijkheden om processen te versnellen en te structureren.  

De rol van slimme connectiviteit en dataontsluiting  

Terwijl de bovenstaande tools zich richten op specifieke processen en koppelingen, zijn er ook platforms die de verbinding tussen al je systemen centraal organiseren. Dit maakt het mogelijk om automatisering op een hoger niveau te tillen en tegelijkertijd je data te ontsluiten voor betere inzichten.  

Met platforms zoals QPO (Quercis Process Optimization) kun je de brug slaan tussen een ERP-systeem zoals Exact en andere tools zoals Microsoft Teams, Power BI of een CRM-systeem. Op deze manier kun je bedrijfsprocessen automatiseren die systemen overschrijden, zonder dat je daarvoor complexe maatwerkoplossingen nodig hebt. Meer weten over de QPO? Wij hebben hier alles op een rijtje gezet.  

Daarnaast zijn er oplossingen die specifiek gericht zijn op dataontsluiting. Ze zorgen ervoor dat realtime data uit je bronsystemen direct beschikbaar wordt in dashboards, zoals die van Power BI. Dit elimineert de noodzaak om handmatig data te exporteren en te updaten, en zorgt ervoor dat je altijd met de meest actuele informatie werkt.  

Een toekomstbestendige aanpak  

Er is geen ‘one-size-fits-all’ oplossing. De beste aanpak hangt af van je specifieke bedrijfsprocessen, je bestaande softwarelandschap en je automatiseringsdoelstellingen. Het is cruciaal om niet alleen naar de tool te kijken, maar naar het grotere plaatje:  

• Welke processen bieden het meeste potentieel om te automatiseren?  
• Welke systemen gebruik je al (bijvoorbeeld Exact of Microsoft)?  
• Hoe wil je beginnen: kleinschalig of meteen grootschalig opschalen?  

Door deze vragen te beantwoorden, kun je de juiste keuzes maken die passen bij jouw organisatie en die bijdragen aan duurzame groei. De juiste tools om je bedrijfsprocessen te automatiseren maken echt het verschil.