Binnen veel zakelijke dienstverleners zit er verrassend veel handwerk en frictie tussen het uitvoeren van een project en het uiteindelijke resultaat op de balans. Medewerkers schrijven hun uren, projectmanagers proberen het overzicht te bewaren en Finance moet aan het einde van de maand alle gegevens handmatig controleren, corrigeren en doorzetten naar de facturatie.
Facturatie is daardoor vaak de plek waar eerdere fouten — zoals verkeerd geboekte projecten, missende tarieven of vertraagde goedkeuringen — alsnog hersteld moeten worden. Dat kost niet alleen enorm veel tijd, het vertraagt ook de cashflow en belemmert het zicht op de daadwerkelijke projectmarges.
Een gezonde projectadministratie verbindt de operationele uitvoering direct met de financiële administratie. De gouden vuistregel? Informatie die al bekend is, hoort in een volgende stap nooit meer handmatig te worden ingevoerd.
De 4 grootste knelpunten in het traditionele projectproces
Wanneer een project in het ene systeem staat, uren geschreven worden in een ander pakket en de financiële verwerking plaatsvindt bij Finance, ontstaan er steevast vertragingen:
- Versnipperde data & foutieve invoer: Tarieven en afspraken staan in losse sheets of documenten. Medewerkers kiezen uit eindeloze projectlijsten of gebruiken afwijkende benamingen.
- Vertraagde registratie: Uren worden te laat ingevoerd, waardoor projectmanagers geen actueel zicht hebben op het budget en de maandelijks uitgaande facturatie vastloopt.
- Controle achteraf: Projectmanagers en Finance ontdekken pas bij de maandafsluiting dat er informatie ontbreekt of dat er te veel uren zijn geschreven.
- Dubbel werk: Gegevens uit urenbriefjes of planningstools worden door Finance handmatig overgetypt in de boekhouding.
De oplossing: Verplaats de controle naar de voorkant
Wie sneller wil factureren en meer grip wil op marges, moet kijken naar de gehele keten:
Projectaanmaak → Urenregistratie → Controle & Goedkeuring → Facturatie → Rapportage.
De sleutel tot automatisering is het verplaatsen van de controles naar het moment van invoer. Als de data aan de voorkant klopt, stroomt deze moeiteloos door naar de volgende fase:
- Projecten direct beschikbaar: Maak een project één keer aan en stel het automatisch beschikbaar in de urenregistratie. Medewerkers zien alleen de actieve projecten en taken waarop zij mogen boeken.
- Foutloze urenregistratie: Met oplossingen zoals de Quercis Urenregistratie Template schrijven medewerkers eenvoudig hun uren via pc, tablet of mobiel. Het systeem dwingt verplichte velden af en koppelt direct de juiste tarieven.
- Gestructureerde goedkeuring: Laat goedkeuringen via automatische workflows direct bij de juiste projectmanager terechtkomen, in plaats van losse e-mails of papieren accordering.
- Automatiseer standaardgevallen: Automatisering betekent niet dat facturen ongezien de deur uit gaan, maar dat je stuurt op uitzonderingen. Goedgekeurde uren en kosten stroomlijnen direct door naar de facturatie. Finance hoeft alleen nog afwijkingen te beoordelen.
- Realtime inzicht in marges: Koppel projectdata direct aan dashboards (zoals Power BI). Zo stuur je niet pas achteraf bij de maandafsluiting bij, maar heb je realtime inzicht in omzet, gemaakte kosten en marges.
Wat levert een geautomatiseerde projectketen op?
Wanneer je de operationele en financiële processen naadloos met elkaar verbindt, verander je de administratie van een vertragende factor in een strategisch stuurmiddel:
- Geen herstelwerk achteraf: Finance transformeert van ‘gegevens-hersteller’ naar een controlerende en analyserende partner.
- Snellere facturatie en cashflow: Facturen kunnen sneller en zonder fouten worden verzonden, wat zorgt voor een kortere bewaartermijn.
- Maximale grip op marges: Je ziet direct welke projecten winstgevend zijn en waar budgetoverschrijdingen dreigen.
Begin bij het hele proces
Een losse tool vervangen lost zelden het hele probleem op. Wil je weten waar jouw projectproces sneller en slimmer kan? Breng in kaart waar binnen jouw organisatie gegevens handmatig worden overgenomen of waar goedkeuringen blijven liggen. Daar zit de direct te behalen winst.
Hoeveel handmatige controles zijn in jouw proces eigenlijk nog nodig?
Quercis onderzoekt samen met jouw organisatie de samenhang tussen projecten, uren, facturatie en rapportage. Bespreek je huidige proces met Quercis.
Binnen veel zakelijke dienstverleners zit er verrassend veel handwerk en frictie tussen het uitvoeren van een project en het uiteindelijke resultaat op de balans. Medewerkers schrijven hun uren, projectmanagers proberen het overzicht te bewaren en Finance moet aan het einde van de maand alle gegevens handmatig controleren, corrigeren en doorzetten naar de facturatie.
Facturatie is daardoor vaak de plek waar eerdere fouten — zoals verkeerd geboekte projecten, missende tarieven of vertraagde goedkeuringen — alsnog hersteld moeten worden. Dat kost niet alleen enorm veel tijd, het vertraagt ook de cashflow en belemmert het zicht op de daadwerkelijke projectmarges.
Een gezonde projectadministratie verbindt de operationele uitvoering direct met de financiële administratie. De gouden vuistregel? Informatie die al bekend is, hoort in een volgende stap nooit meer handmatig te worden ingevoerd.
De 4 grootste knelpunten in het traditionele projectproces
Wanneer een project in het ene systeem staat, uren geschreven worden in een ander pakket en de financiële verwerking plaatsvindt bij Finance, ontstaan er steevast vertragingen:
- Versnipperde data & foutieve invoer: Tarieven en afspraken staan in losse sheets of documenten. Medewerkers kiezen uit eindeloze projectlijsten of gebruiken afwijkende benamingen.
- Vertraagde registratie: Uren worden te laat ingevoerd, waardoor projectmanagers geen actueel zicht hebben op het budget en de maandelijks uitgaande facturatie vastloopt.
- Controle achteraf: Projectmanagers en Finance ontdekken pas bij de maandafsluiting dat er informatie ontbreekt of dat er te veel uren zijn geschreven.
- Dubbel werk: Gegevens uit urenbriefjes of planningstools worden door Finance handmatig overgetypt in de boekhouding.
De oplossing: Verplaats de controle naar de voorkant
Wie sneller wil factureren en meer grip wil op marges, moet kijken naar de gehele keten:
Projectaanmaak → Urenregistratie → Controle & Goedkeuring → Facturatie → Rapportage.
De sleutel tot automatisering is het verplaatsen van de controles naar het moment van invoer. Als de data aan de voorkant klopt, stroomt deze moeiteloos door naar de volgende fase:
- Projecten direct beschikbaar: Maak een project één keer aan en stel het automatisch beschikbaar in de urenregistratie. Medewerkers zien alleen de actieve projecten en taken waarop zij mogen boeken.
- Foutloze urenregistratie: Met oplossingen zoals de Quercis Urenregistratie Template schrijven medewerkers eenvoudig hun uren via pc, tablet of mobiel. Het systeem dwingt verplichte velden af en koppelt direct de juiste tarieven.
- Gestructureerde goedkeuring: Laat goedkeuringen via automatische workflows direct bij de juiste projectmanager terechtkomen, in plaats van losse e-mails of papieren accordering.
- Automatiseer standaardgevallen: Automatisering betekent niet dat facturen ongezien de deur uit gaan, maar dat je stuurt op uitzonderingen. Goedgekeurde uren en kosten stroomlijnen direct door naar de facturatie. Finance hoeft alleen nog afwijkingen te beoordelen.
- Realtime inzicht in marges: Koppel projectdata direct aan dashboards (zoals Power BI). Zo stuur je niet pas achteraf bij de maandafsluiting bij, maar heb je realtime inzicht in omzet, gemaakte kosten en marges.
Wat levert een geautomatiseerde projectketen op?
Wanneer je de operationele en financiële processen naadloos met elkaar verbindt, verander je de administratie van een vertragende factor in een strategisch stuurmiddel:
- Geen herstelwerk achteraf: Finance transformeert van ‘gegevens-hersteller’ naar een controlerende en analyserende partner.
- Snellere facturatie en cashflow: Facturen kunnen sneller en zonder fouten worden verzonden, wat zorgt voor een kortere bewaartermijn.
- Maximale grip op marges: Je ziet direct welke projecten winstgevend zijn en waar budgetoverschrijdingen dreigen.
Begin bij het hele proces
Een losse tool vervangen lost zelden het hele probleem op. Wil je weten waar jouw projectproces sneller en slimmer kan? Breng in kaart waar binnen jouw organisatie gegevens handmatig worden overgenomen of waar goedkeuringen blijven liggen. Daar zit de direct te behalen winst.
Hoeveel handmatige controles zijn in jouw proces eigenlijk nog nodig?
Quercis onderzoekt samen met jouw organisatie de samenhang tussen projecten, uren, facturatie en rapportage. Bespreek je huidige proces met Quercis.
Categorieën
Snel naar…
Vragen?
Bel, mail of vul het contactformulier in. Wij spreken je graag!
Bel: 040-2661780
Mail: info@quercis.nl