Voor veel organisaties is Exact Globe het centrale ERP-systeem waarin financiële en operationele processen samenkomen. Bij Nicoverken wordt Exact Globe ingezet voor verkooporders en facturatie. Voor de aansturing van de productie en werkvloerplanning werkt het bedrijf met axxalon: gespecialiseerde productiesoftware voor planning, capaciteitsbeheer en tijdschrijven.

Om deze processen beter op elkaar aan te laten sluiten, realiseerde Quercis een geautomatiseerde koppeling tussen Exact Globe en axxalon. Daarmee zette Nicoverken een concrete stap in procesautomatisering.

Aanleiding: minder handmatig werk, meer grip op het proces

De implementatie van axxalon was voor Nicoverken het startpunt om de werkplaats verder te digitaliseren. In de bestaande situatie vroeg de overdracht van orders en urenregistraties nog veel handmatige handelingen. Dit maakte het proces foutgevoelig en tijdrovend.

Door Exact Globe en axxalon te koppelen, konden verkoop, planning en uitvoering beter worden geïntegreerd in één geautomatiseerd proces.

De uitdaging in de procesautomatisering

De wensen waren duidelijk:

• Verkooporders (inspectie en reparatie) en productieorders moesten automatisch vanuit Exact Globe beschikbaar komen in axxalon.
• Planning en tijdregistratie op de werkvloer moesten direct worden ondersteund.
• Er was geen standaardkoppeling tussen Exact Globe en axxalon beschikbaar.
• Handmatige stappen moesten zoveel mogelijk worden geëlimineerd.

De geautomatiseerde Exact Globe-koppeling

Quercis ontwikkelde een volautomatische integratie die het proces van begin tot eind ondersteunt:

• Verkoop- en productieorders worden automatisch vanuit Exact Globe doorgestuurd naar axxalon.
• In axxalon worden deze orders gebruikt voor planning, capaciteitsbeheer en urenregistratie op de werkvloer.
• De geregistreerde uren worden automatisch teruggestuurd naar Exact Globe voor kosten- en urenregistratie.

Door deze automatisering verloopt de gegevensuitwisseling betrouwbaar en zonder extra handelingen.

Rol van Quercis in het automatiseringstraject

Quercis begeleidde het proces en bepaalde samen met Nicoverken de gewenste werkwijze (future state). Daarnaast testten wij de oplossingen en realiseerden wij de koppeling tussen Exact Globe en axxalon. Als beheerder van het ERP-systeem zorgde Quercis ervoor dat Exact Globe het centrale punt bleef waarin alle informatie samenkomt.

De samenwerking met Data 2 improve, dealer en implementatiepartner van Axxalon, verliep efficiënt. Door snelle afstemming en korte lijnen kon de koppeling binnen korte tijd worden gerealiseerd.

Resultaat: een geautomatiseerd proces van verkoop tot uitvoering

De koppeling leverde Nicoverken een duidelijke verbetering in de dagelijkse processen op:

• Geen handmatige overdracht meer tussen Exact Globe en axxalon.
• Orders zijn sneller te plannen en direct beschikbaar op de werkvloer.
• Automatische terugkoppeling van uren naar Exact Globe zorgt voor:
  • correcte facturatie
  • betrouwbare kostenbewaking
• Een efficiënter en minder foutgevoelig proces tussen verkoop, planning en uitvoering.

Procesautomatisering met Exact Globe als basis

Deze case laat zien hoe procesautomatisering in de praktijk werkt: door Exact Globe te koppelen aan gespecialiseerde systemen, zoals productiesoftware, ontstaat één geïntegreerd proces. Ook wanneer er geen standaardkoppeling beschikbaar is, kan automatisering toch worden gerealiseerd.

Voor Quercis was dit een relatief nieuwe koppeling naar externe productiesoftware, maar het resultaat onderstreept onze ervaring met Exact Globe-koppelingen en procesautomatisering, zeker in samenwerking met gespecialiseerde partners.