Twee jaar geleden begon Tubobel Aqua met de bouw van een intern portaal voor hun offerte- en orderprocessen. Wat begon als een systeem om offertes samen te stellen, is inmiddels uitgegroeid tot een allesomvattend platform voor offertebeheer, orderverwerking, leveringsplanning én facturatie.

“In het begin was het echt alleen een offerte-naar-orderportaal,” vertelt Jean Wijnands (Business Architect – Quercis). “Maar ondertussen hebben we het doorontwikkeld tot iets veel groters.”

Van aanvraag tot offerte

Wanneer een wegenbouwer een project aankondigt, zoals de aanleg van een riooltracé, vraagt hij bij Tubobel Aqua een offerte aan voor bijvoorbeeld “drie kilometer buis en vijftig putten”, zegt Jean. De putten worden eerst berekend in een apart softwarepakket – maatwerk is nodig, want de afmetingen verschillen per situatie. Daarna worden de gegevens gekoppeld aan het portaal en vormt zich daar de complete offerte.

“Een put bestaat uit meerdere onderdelen: een basiselement, dekplaat, schacht, pasringen, een afdichting,… En alles moet precies passen. Dat zetten we dan samen in het portaal.”

De offerte bevat alle details: klantgegevens, tonnage (belangrijk voor transport), kortingen, prijslijsten uit Globe, en zelfs specifieke vereisten zoals Benor-keuringen. Zodra de klant akkoord gaat, wordt de offerte eenvoudig omgezet in een order.

Het afroepensysteem: puzzelen met kilo’s

Tubobel Aqua werkt met raamcontracten – een project kan maanden duren. De klant roept zelf telkens een deel van de bestelling af, afhankelijk van zijn voortgang op de werf. Hiervoor is een slimme afroepmodule gebouwd, waarin alle logistieke eisen automatisch worden doorgerekend.

“Voorheen zaten mensen letterlijk met de hand kilo’s uit te rekenen. Nu kunnen ze dat gewoon in het scherm doen, met plusjes en minnetjes, en het systeem telt alles direct op.”

De tool houdt rekening met type vrachtwagen (zoals kraanwagens met gewichtslimieten per product), beschikbare ruimte, minimumlaadgewicht én toeslagen. Ook wordt de voorraad per magazijn gecontroleerd met visuele kleurcodes: groen, oranje of rood.

“Als een vrachtwagen niet vol zit, komt er automatisch een toeslag. En die zie je meteen in het scherm verschijnen. Zo vergeet niemand die meer.”

Een zichtbaar verschil voor Finance

De impact op het facturatieproces is groot. Waar voorheen elke factuur handmatig gecontroleerd moest worden, gebeurt dat nu grotendeels automatisch. Alleen verdachte gevallen – zoals een levering met afwijkende artikelen – worden nog nagekeken.

“Vroeger zaten er mensen met rekenmachines om te controleren of de vracht zwaar genoeg was, of de toeslag wel klopte. Nu rekent het systeem alles voor je uit.”

Elke levering resulteert in een aparte factuur, wat belangrijk is voor langdurige projecten met meerdere deelbetalingen. En als er iets ontbreekt of afwijkt, kan Finance meteen doorklikken naar de oorspronkelijke afroep.

Toekomst: aanbestedingen centraal beheren

Tubobel Aqua kijkt vooruit. De volgende stap is het ontwikkelen van een aanbestedingsmodule. Hiermee kunnen meerdere aannemers tegelijk een offerte aanvragen voor hetzelfde project. Zodra duidelijk is wie de aanbesteding wint, wordt de juiste offerte automatisch doorgezet.

“Voor grote projecten vragen soms drie of vier aannemers een offerte op. Nu koppelen we die allemaal aan één aanbesteding. Dat bespaart tijd en voorkomt fouten.”

De aanbestedingen vervangen de huidige, beperkte Synergy-koppeling. Daarmee komt straks het hele proces – van aanvraag tot factuur – volledig in het portaal terecht.

De sleutel: bouwen met de klant

De kracht van dit portaal ligt volgens Jean in de samenwerking: “We zijn echt met de klant gaan zitten: waar gaat het mis? Wat is het handwerk dat we kunnen automatiseren?”

“Erik maakte een schets van de rekentool. Die hebben we samen met de klant verbeterd. Daarna is Nicky gaan bouwen. Zo komt het beste eruit.”