E-facturatie zit wereldwijd in de lift. Steeds meer landen stappen over op digitale facturatie om de btw-kloof te dichten. Binnen die ontwikkeling speelt het Peppol-netwerk een steeds grotere rol. Maar wat is Peppol precies? En hoe speel je hier als Exact-gebruiker of Scan Sys-klant slim op in? In deze blog zetten we het voor je op een rij.

Wat is Peppol en waarom wordt het belangrijk?

Peppol is een veilig en gestructureerd netwerk waarmee e-facturen tussen bedrijven en overheden verzonden worden. Het is onderdeel van een bredere Europese strategie: VIDA (VAT in the Digital Age). Die strategie moet ervoor zorgen dat btw-fraude wordt beperkt en dat facturatie eenvoudiger, sneller en betrouwbaarder wordt.

Let op: Peppol is één van de mogelijke e-invoicing netwerken. Elk land bepaalt zelf welk netwerk het verplicht stelt. Toch geldt: hoe groter de btw-kloof in een land, hoe sneller e-facturatie (en dus Peppol) verplicht zal worden. Vooral internationaal opererende bedrijven zullen hiermee te maken krijgen.

Een Peppol-factuur bestaat uit een gestructureerd UBL-bericht. Een PDF bijlage is niet verplicht, wat in de praktijk betekent dat je als ontvanger dus ook een factuur zonder visuele weergave kunt ontvangen.

Peppol & Exact: dit is wat je moet weten

Exact biedt al de mogelijkheid om verkoopfacturen via Peppol te versturen. Klanten die op dit moment al verkoopfacturen via Peppol versturen, doen dit via een achterliggend Exact Online-account. Deze wordt automatisch aangemaakt wanneer de gebruiker de Peppol Wizard in de software doorloopt. Vanuit deze koppeling wordt de factuur gestructureerd verzonden via het Peppol-netwerk. De PDF-versie van de factuur wordt opgeslagen in de Exact-database en blijft beschikbaar voor andere doeleinden.

Goed nieuws: in de komende maanden komt Exact ook met de mogelijkheid om inkomende facturen via Peppol te ontvangen

Exact Globe Next vs Exact Globe+

Deze functionaliteit wordt beperkt beschikbaar in Exact Globe Next. De volledige ondersteuning komt echter in Globe+. Daarom adviseren wij: wil je Peppol volledig inzetten via Exact? Dan is een migratie naar Exact Globe+ noodzakelijk.

Een greep uit de ontwikkelingen:

• Nieuwe gateway voor het versturen en ontvangen van facturen via Peppol in Exact Globe (toekomstig ook voor bankintegraties).
• Facturen worden ontvangen in een nieuw scherm, waar ze als boekingsregels verder verwerkt kunnen worden.
• Voor verkoopfacturen zijn geen extra kosten van toepassing.
• Voor inkomende facturen zal er een maandelijkse bundellicentie komen, die Quercis beschikbaar stelt.

Scan Sys & Peppol: nieuwe strategie, vertrouwde werking

Gebruik je ImageCapture van Scan Sys voor de verwerking van inkomende facturen? Goed nieuws: ook via ImageCapture kun je Peppol-facturen verwerken, mits aan enkele voorwaarden wordt voldaan:

• Versie en configuratie: ImageCapture Class moet geschikt zijn voor UBL-verwerking.
• Access Point provider: de klant kiest zelf een provider of werkt via de Scan Sys-partner.
• E-mail forwarding: facturen moeten door de provider doorgestuurd kunnen worden naar een standaard e-mailadres (zoals invoices@klantnaam.nl).
• De doorgestuurde berichten moeten voldoen aan bepaalde technische vereisten.

De controle of je aan deze voorwaarden voldoet, wordt altijd gedaan door Scan Sys. Voor bestaande Scan Sys-klanten is deze route logisch: je behoudt de vertrouwde werkwijze en kunt in het boekingsproces geavanceerde automatisering toepassen. Bovendien is een overstap naar Globe+ niet direct nodig, al blijft het advies vanuit ons om deze stap binnen een jaar wél te maken.

Wat betekent dit voor jouw organisatie?

Of je nu werkt met Exact en/of met Scan Sys, de digitale facturatiewereld verandert snel. Peppol wordt daarbij een steeds belangrijker schakelpunt. Quercis helpt je met de juiste route, afhankelijk van je huidige systemen, processen en ambities.

Wil je meer weten over de bundels, een migratie naar Exact Globe+, of een koppeling met Peppol via Scan Sys? Neem dan contact met ons op — we denken graag met je mee.