Groei voor Voortman

Flexibiliteit en groei voor Voortman met de Quercis Business Portal

Voortman Keukens staat klaar voor iedereen die zijn of haar droomkeuken wil realiseren. Ze zijn actief in zowel de consumenten markt als de zakelijke markt (projectkeukens). Een moderne, ambitieuze en succesvolle keukenleverancier die met zijn tijd meegaat en op de keukentrends vooruit loopt. Dit moest ook terug te zien zijn in de bedrijfsprocessen: modern, efficiënt en onderscheidend. Om die reden is de hulp van Quercis ingeschakeld. Inmiddels zijn we 10 jaar verder in de samenwerking. Business Architect Martijn Brants heeft vanaf het begin het traject bij Voortman meegemaakt. Hij vertelt je er graag over in dit artikel.

De start

Voortman was een van onze eerste grote klanten, meer dan 10 jaar geleden alweer. We zijn daar klein begonnen met een basisinrichting Exact Globe – Financieel en Factuur. Maar al snel kwam de wens voor meer connectiviteit. Daar ligt ook mijn expertise. Hoe kunnen we het meest optimale uit de systemen halen? En hoe zorgen we ervoor dat dit allemaal met elkaar samenwerkt?

Er wordt gewerkt met Exact Synergy. Maar ze kwamen er al vrij snel achter dat alleen Synergy niet de toegevoegde waarde biedt. Dit werd duidelijk toen ze flink gingen groeien. Er was nog veel handmatig werk en door de toenemende vraag was dit niet meer efficiënt en haalbaar. De wens was om voor iedereen in het proces het leven makkelijker te maken. In Synergy zit veel data in meerdere lagen verborgen, om hier goed mee te kunnen werken is er heel wat basiskennis van Synergy nodig om de juiste informatie op het scherm te krijgen. Daarnaast was deze data ook niet altijd volledig, er werd namelijk ook in een branche specifiek pakket nog gegevens geregistreerd die niet in Synergy terecht kwamen. Om al deze informatie direct met 1 klik beschikbaar te maken, hebben wij onze Quercis Business Portal ingezet. Op deze manier kunnen we een soort schil om de processen heen zetten en aan elkaar koppelen.

De processen

Het begint al bij het begin. De verkopers zijn in de showroom met een klant. Zij maken gebruik van een tekenpakket om tot in detail de gewenste keuken uit te tekenen. Zodra het getekend en akkoord is dan gaat het proces aan de achterkant lopen. Materiaal moet besteld worden, monteurs en leveranciers ingepland, de klant op de hoogte gehouden worden etc. Dit werd voorheen allemaal handmatig gedaan, denk aan e-mails naar de klant, leverancier, transporteur en magazijn. Om dit te automatiseren hebben we gebruik gemaakt van de Business Portal en onze Quercis Process Optimizer (Quercis RPA tool). Zo worden er automatisch e-mails gestuurd na akkoord op een offerte. En wordt het interne proces automatisch aangestuurd.

Ook als je kijkt het naar het proces van de plaatsing van de keuken. Voorheen werd de keuken tekening uitgeprint en meegenomen door de monteur. Nu heeft de monteur gewoon een tablet waar de tekening op staat, maakt een foto voor dat de keuken geplaatst wordt en na plaatsing. Dit wordt allemaal vastgelegd in het systeem. Zo weet ook de backoffice wat er is opgeleverd en wat er gespeeld heeft bij een klant. Zij zien in 1 klik alle gegevens en wat er is gedaan bij een klant. Zo is er geen ruimte voor discussies. Daar is echt een professionaliseringsslag in gemaakt door Voortman.

De groei

Juist door deze automatisering is het voor Voortman mogelijk geworden om meer werk met minder mensen te kunnen verzetten. Hierdoor zijn ze erg populair geworden bij grote bouwprojecten. Dit is een hele andere tak van sport dan particuliere keukens. En vraagt dus ook andere mogelijkheden van je systeem. Op het moment dat er een hele nieuwe wijk wordt opgeleverd moeten er soms wel tot 40-50 keukens geplaatst worden. Projectkeukens vraagt een grote mate van flexibiliteit in de planning. De bouw loopt weleens uit, het plaatsen van de keukens wordt dan dus ook opgeschoven. Als Voortman geen goede inzage had in hun processen zouden er zomaar ineens 40 -50 keukens in hun magazijn staan voor langere periode. En staan er een hele hoop monteurs ingepland voor niks. Essentieel dus dat je goed plant en de materialen op tijd hebt.

Je ziet echter door Corona dat er weer een verschuiving plaats vindt naar particuliere keukens. Mensen hebben meer budget gehad om te investeren in hun huis. Dus de vraag kantelt weer. Vraagt dus een andere manier van werken en flexibiliteit in je systemen. Met de Quercis Business Portal kunnen we dit ondervangen.

Zo blijven wij optimaliseren in de software zodat Voortman deze veranderingen in de markt goed kan opvangen.

Nieuwe ontwikkelingen

We zijn nu bezig met verschillende optimalisaties. Zoals nog meer inzage krijgen in de planning zodat er 10 weken vooraf al de juiste keuzes gemaakt kunnen worden. Waar is nog een efficiency slag te halen?

Daarnaast zijn we Power BI rapportages aan het finetunen. Het portaal geeft je ook de inzicht in de supply chain en waar dus nog ruimte is om te optimaliseren. Maar ook hoe om te gaan met veranderingen in de markt. Er is nu bijvoorbeeld een tekort aan grondstoffen. Hoe ga je daar mee om? In plaats van order gestuurd shiften we naar voorraad gestuurd. Een grote verandering voor z’n grote organisatie als Voortman.

Samenwerking

De samenwerking is zo goed dat we via Voortman ook weer nieuwe klanten krijgen. Zo is Jetstone, de leverancier van de keukenbladen, een klant geworden. Voortman is zo blij met onze systemen dat ze hier graag over opscheppen. En dat levert ons ook weer leuke nieuwe samenwerkingen op!

Het leuke bij Voortman is het hele spectrum, we pakken de hele supply chain mee in automatisering en optimalisering. Er hangt veel vast aan ons systeem. We zijn continu bezig om te optimaliseren. Het is ook gewoon een hele leuke klant. Alleen jammer dat ze in Rijssen zitten, voor mij een paar honderd kilometers rijden. Maar dat heb ik er graag voor over!

Meer weten?

De Quercis Business Portal ook voor jou? Onze oplossing biedt vele mogelijkheden. Neem contact met ons op en we bespreken graag wat het beste past bij jouw organisatie.