We leven in een snelle wereld waarin we snel moeten acteren en waar geen ruimte is voor haperende bedrijfsprocessen. Denk aan een niet geleverde bestelling, omdat er in het proces iemand een handeling niet heeft uitgevoerd. Of de ergernis over het ontbreken van een automatische bevestiging op een ingediende klacht via een contactformulier.

Als bedrijf kijk je constant kritisch naar de bedrijfsprocessen om te verbeteren. Daarvoor is het van groot belang dat er gekeken wordt naar processen die tot het strategisch kapitaal moeten worden gerekend.

De Quercis Process Optimizer (QPO) is een flexibele tool om bedrijfsprocessen te automatiseren zonder dat er geprogrammeerd hoeft te worden. De QPO bewaakt bedrijf kritische processen en geeft een signaal als er afwijkingen plaatsvinden. Hierdoor worden proceseigenaren tijdig geïnformeerd, bijvoorbeeld met een e-mail bericht met instructies waardoor er corrigerende acties ondernomen kunnen worden.

Wat houdt Business Process Management in?

Business Process Management – afgekort BPM – is een Engelse term die duidt op het werkgebied dat zich bezighoudt met het verbeteren en automatiseren van de organisatie met als doel efficiënter te kunnen werken.

Het biedt inzicht in relaties tussen processen, de aansluiting en verwerking van informatie en zwakke plekken in de workflow van een organisatie. Hierbij worden alle mogelijke aspecten van de organisatie meegenomen.

Met het inzicht dat wordt verkregen door BPM, wordt de bedrijfsvoering transparanter gemaakt en verbeterd. Bovendien kan er ondersteuning worden verleend aan de belangrijkste doelstellingen van de organisatie. De juiste handmatige handelingen kunnen op deze manier verantwoordt worden geautomatiseerd.

BPM volgens Quercis

Om voor onze klanten grip op hun bedrijfsprocessen te bieden zet Quercis de Quercis Process Optimizer (QPO) in. Deze tool zorgt voor grip op de (operationele) bedrijfsprocessen en biedt helderheid en controle over de voortgang van deze processen. Hierdoor kunnen doelstellingen worden behaald en behoren stagnaties van processen tot het verleden.

Wat de QPO zoal doet

Slim en snel werkt de QPO onafgebroken alle denkbare routinematige handelingen af. Denk daarbij aan:

• Periodiek converteren en/of importeren van bestanden uit andere applicaties naar Exact Globe of Exact Synergy.
• Bewaken van gebeurtenissen in de database en actie ondernemen bij het bereiken van een kritische grens.
• Werkprocessen laten starten in Exact Synergy of het versturen van e-mails.
• Uitlezen van mailboxen in Exchange server. Op basis van e-mails documenten taken creëren in Exact Synergy voor verdere afhandeling.
• Periodiek genereren en per e-mail distribueren van rapporten.
• Andere scenario’s die specifiek zijn voor jouw bedrijf.

Wat de QPO anders maakt

De QPO is een onmisbare aanvulling op Exact Globe, Exact Synergy en andere SQL databases en is speciaal ontworpen om de toepassingsmogelijkheden van deze producten te vergroten. Vaak is de QPO de tool en kracht achter de creatieve oplossingen die door onze consultants worden toegepast.

QPO in de praktijk

De QPO wordt op vele manier ingezet bij onze klanten. Dit kan zijn omdat een standaard proces binnen Exact Globe niet toereikend is, denk hierbij aan het automatisch doorzetten en verdelen van subsidies over meerdere administraties of het automatisch toekennen van kosten op een project binnen een bepaalde periode. Ook onze klant Dijkstra Plastics werd geconfronteerd met een proces dat niet binnen de standaard software opgelost kon worden.

Dijkstra Plastics BV is een producent van kunststof verpakking emmers met 130 medewerkers gevestigd in Haaksbergen. Het bedrijf heeft zich sinds de oprichting in 1977 gespecialiseerd in het spuitgieten van kunststof emmers voor vele verpakkingstoepassingen. Dit specialisme heeft ervoor gezorgd dat deze emmers de keuze zijn voor gebruikers en handelsondernemingen in heel de wereld.

De behoefte
Onze klant Dijkstra Plastic BV gaf aan alleen gefactureerd te willen worden op basics van gerealiseerd verbruik. Zo ontstonden er een aantal uitdagingen.

• Het aanleggen van een consignatievoorraad.
• Het bijhouden van verkoopprijzen met twee prijscomponenten.
• Het bijhouden van de consignatievoorraad bij de klant.
• Het afboeken conform FIFO systematiek.
• Geautomatiseerd een verkooporder genereren.

“Het unieke van Quercis is dat ze meedenken in het bedrijfsproces zodat het allemaal nog beter verloopt. Onder andere door de implementatie van QPO zijn nu onze financiële processen geoptimaliseerd. En door het gebruik van QUE kunnen we makkelijk documenten uploaden zodat ze te bekijken zijn in Exact. Als je opzoek bent naar een partner met de juiste kennis en een goede dienstverlening dan ben je bij Quercis aan het juiste adres.”

De oplossing
De oplossing is gevonden door het inzetten van de bestaande Exact Globe omgeving in combinatie met de Quercis Process Optimizer.

• Quercis Process Optimizer zorgt voor complete aansturing van het proces binnen Exact Globe.
• Exact Globe zorgt voor standaardisatie van processen op een centraal platform.
• De QPO maakt automatisch een batch aan in Exact Globe bij elke artikel prijswijziging. Binnen de batch worden de juiste prijzen en magazijnlocatie toegekend.
• De QPO maakt voor elke levering automatisch een voorraadmutatie aan. En koppelt dit aan de juiste batch. Hierdoor worden de consignatievoorraden binnen Exact Globe inzichtelijk.
• Elke maand wordt er per mail een verbruikslijst en inkoopopdracht door de klant verstuurd. De QPO creëert op basis van de ontvangen verbruikslijsten een verkooporder. Bij het creëren van de verkooporder controleert de QPO de voorraden en beschikbare batches conform het FIFO systeem. Indien een batch verbruikt is splitst de QPO de verkooporderregel uit naar een beschikbare batch en hanteert vervolgens de juiste prijzen.
• Nadat de QPO de verkooporder heeft gecreëerd gaat het standaard proces binnen Exact Globe verder en wordt de verkoopfactuur aangemaakt.

De voordelen

• In control: Juiste inzicht in consignatievoorraden bij de klant.
• Efficiëntie: besparingen in tijd en kosten en minder handmatige activiteiten.
• Altijd juiste verkoopprijzen.
• Betere klantenservice.

Meer weten over deze oplossing of wil je weten hoe de Quercis Process Optimizer jouw bedrijf kan gaan helpen in het optimaliseren van de bedrijfsprocessen? Wij staan voor je klaar.