In veel handelsorganisaties groeit het aantal orders sneller dan het orderproces. Wat ooit overzichtelijk was, verandert in een dagelijkse puzzel van e-mails, Excelbestanden en controles. Medewerkers besteden veel tijd aan het overnemen en corrigeren van orders, terwijl fouten onvermijdelijk zijn.

Orderautomatisering helpt om dit kernproces weer beheersbaar te maken.

Van handmatig naar geautomatiseerd

Orderverwerking is vaak ontstaan als handmatig proces. Een order komt binnen, wordt gecontroleerd, ingevoerd in het ERP-systeem en daarna opgevolgd door logistiek en finance. Zolang volumes beperkt blijven, werkt dit. Maar bij groei ontstaan knelpunten.

Orderautomatisering draait om het vastleggen van dit proces in een vaste workflow. In plaats van losse handelingen neemt software het werk over en worden orders automatisch verwerkt.

Wat gebeurt er bij orderautomatisering?

Bij orderautomatisering worden inkomende orders automatisch herkend en verwerkt in Exact. Gegevens worden gevalideerd voordat ze het systeem in gaan, waardoor fouten vroegtijdig worden voorkomen.

In de praktijk betekent dit:

• minder handmatig invoerwerk
• minder correcties achteraf
• snellere doorlooptijd
• beter inzicht in orderstatussen

Het proces verloopt consistenter en is beter schaalbaar.

Welke stappen kun je automatiseren?

Orderautomatisering richt zich meestal niet op één losse stap, maar op het hele proces. Denk aan:

• automatisch inlezen van orders
• controle en validatie van ordergegevens
• koppeling met voorraad en logistiek
• verwerking en opvolging in Exact

Door deze stappen te automatiseren ontstaat één doorlopende orderflow.

Van Excel naar efficiëntie: orderflow automatiseren

Orderautomatisering in de praktijk

Bij klanten zoals Dulimex en Haardenexpert heeft orderautomatisering gezorgd voor meer rust in de operatie. Orders worden sneller verwerkt, fouten nemen af en medewerkers houden tijd over voor klantcontact en procesverbetering. Ook voor hun klanten is er meer inzage en flexibiliteit ontstaan.

Door gebruik te maken van standaard Quercis-templates kan orderautomatisering relatief snel worden ingericht, zonder langdurige implementatietrajecten.

Wanneer is orderautomatisering interessant?

Orderautomatisering is vooral waardevol voor organisaties die:

• werken met grotere ordervolumes
• meerdere verkoopkanalen hebben
• willen groeien zonder extra handwerk

Voor groothandels, retailers en e-commercebedrijven is het vaak één van de eerste processen waar automatisering direct rendement oplevert.

Orderautomatisering maakt een cruciaal bedrijfsproces sneller, betrouwbaarder en schaalbaar. Het vormt daarmee een belangrijk onderdeel van bredere procesautomatisering binnen handelsorganisaties.