In veel groothandels speelt Excel nog steeds een centrale rol in de orderverwerking. Orders komen binnen via e-mail, worden handmatig gecontroleerd, aangepast en vervolgens overgenomen in het ERP-systeem. Dat werkt zolang volumes beperkt blijven. Maar zodra het aantal orders groeit, wordt Excel eerder een bottleneck dan een hulpmiddel.

Orderflow automatiseren is voor groothandels dan ook een belangrijke stap richting efficiëntie, schaalbaarheid en grip op processen.

Waarom Excel niet meegroeit met je orderproces

Excel is flexibel en snel inzetbaar, maar kent duidelijke beperkingen wanneer het wordt gebruikt als onderdeel van een operationeel kernproces. Bestanden circuleren tussen afdelingen, wijzigingen zijn niet altijd inzichtelijk en realtime overzicht ontbreekt.

In de praktijk zien we dat dit leidt tot:

• dubbele invoer van ordergegevens
• handmatige controles achteraf
• fouten die pas laat worden ontdekt
• weinig inzicht in orderstatus en doorlooptijden

Vooral bij groeiende groothandels kost dit onnodig veel tijd en energie.

Orderflow automatiseren: wat verandert er?

Wanneer groothandels hun orderflow automatiseren, worden inkomende orders automatisch verwerkt in Exact. Gegevens worden herkend, gevalideerd en direct vastgelegd in het systeem. Handmatige tussenstappen verdwijnen grotendeels.

Dit betekent concreet:

• minder handwerk in orderverwerking
• snellere doorlooptijd van bestelling tot levering
• directe koppeling met voorraad en logistiek
• meer betrouwbaarheid in data

Automatisering zorgt ervoor dat processen consistent verlopen, ook bij hogere volumes.

Praktijkvoorbeeld: Dulimex

Bij Dulimex verliep de orderverwerking lange tijd grotendeels handmatig. Orders moesten worden overgenomen, gecontroleerd en gecorrigeerd. Dat maakte het proces foutgevoelig en tijdrovend.

Samen met Quercis werd een geautomatiseerde oplossing ingericht waarbij inkomende orders automatisch worden herkend en verwerkt in Exact. Hierbij worden veel orderregels automatisch herkend en gecontroleerd, waardoor validaties direct in het systeem plaatsvinden. Met deze automatisering kunnen jaarlijks duizenden orders worden verwerkt zonder handmatige invoer.

Het resultaat:

• minder handmatige handelingen
• minder fouten
• snellere orderverwerking
• meer tijd voor klantcontact en procesverbetering

Een concreet voorbeeld van hoe orderflow-automatisering leidt tot structurele efficiëntie.

Volledige referentie met Dulimex

Meer grip met inzicht en rapportage

Door orderverwerking te automatiseren ontstaat niet alleen snelheid, maar ook inzicht. In combinatie met Power BI krijgen groothandels realtime overzicht over ordervolumes, doorlooptijden en voorraadontwikkelingen. Dat maakt sturen op data mogelijk in plaats van op gevoel.

Excel is een handig hulpmiddel, maar geen structurele oplossing voor orderverwerking in groeiende groothandels. Door orderflows te automatiseren ontstaat grip, schaalbaarheid en rust in de operatie.