Aqualysis is gespecialiseerd in wateronderzoek en beschikt over meerdere laboratoria in Nederland. Dagelijks worden uiteenlopende producten en diensten ingekocht: van laboratoriummaterialen zoals pipetjes tot IT-middelen, facilitaire artikelen en externe dienstverlening.

Met meerdere locaties, verschillende budgetverantwoordelijken en een continue stroom aan inkoopfacturen is een strak georganiseerd inkoopproces geen luxe, maar noodzaak.

De vraag: meer grip vóórdat kosten worden gemaakt

Voor Aqualysis als overheidsorganisatie is rechtmatigheid een essentieel uitgangspunt. Uitgaven moeten aantoonbaar volgens beleid, bevoegdheden en mandaten tot stand komen.

In de praktijk bleek echter dat goedkeuring van uitgaven regelmatig pas plaatsvond nádat een bestelling al was gedaan en de factuur al binnen was. Daarmee ontbrak vooraf inzicht in verplichtingen en budgetten.

Interne controles wezen bovendien uit dat inkoopopdrachten geregeld pas na factuurdatum werden aangemaakt. Dat brengt risico’s met zich mee op het gebied van rechtmatigheid en governance. Wanneer verplichtingen niet vooraf worden vastgelegd, is onvoldoende aantoonbaar dat uitgaven tijdig en volgens de geldende kaders zijn goedgekeurd. Ook ontstaat er een onvolledige audit trail, waardoor het lastiger wordt om richting accountants en toezichthouders aan te tonen dat processen correct zijn doorlopen.

Daarnaast vergroot een achteraf ingericht proces de kans op ongeoorloofde uitgaven, doublures in de verplichtingenadministratie en fouten in de financiële verslaglegging.

De centrale vraag aan Quercis was dan ook helder:
Hoe kunnen we ons purchase to pay proces zo inrichten dat we vooraf grip hebben op uitgaven, tegelijkertijd het proces versnellen én de rechtmatigheid structureel borgen?

Procesoptimalisatie met de Quercis Purchase to Pay Template

Samen met Aqualysis is gekozen voor implementatie van de Quercis Basic Template P2P. Deze bewezen purchase to pay template ondersteunt het volledige proces: van aanvraag tot betaling.

Het traject start bij het vastleggen van de behoefte. Medewerkers registreren wat zij nodig hebben, waarna – afhankelijk van bedrag, kostenplaats of type artikel – automatisch de juiste goedkeuring wordt gestart. Pas na akkoord wordt de bestelling daadwerkelijk geplaatst bij de leverancier.

Door deze goedkeuringsslag naar voren te halen, ontstaat controle vóórdat een financiële verplichting wordt aangegaan. Dat is de kern van effectieve procesoptimalisatie binnen purchase to pay.

Een belangrijk onderdeel van de inrichting was het slim configureren van fiatteringsregels. Onder een vastgesteld bedrag kan een aanvraag automatisch door, terwijl bij hogere bedragen of specifieke categorieën (zoals IT-middelen) aanvullende goedkeuring vereist is. Zo blijft het proces beheersbaar zonder onnodige administratieve belasting.

Daarnaast is rekening gehouden met de interne terminologie van Aqualysis. Waar de standaardtemplate spreekt over ‘ontvangst’, werkt Aqualysis met de term prestatieverklaring. De oplossing is hierop aangepast, zodat deze logisch aansluit bij de werkwijze van de organisatie, terwijl onderliggend gebruik wordt gemaakt van de solide standaardfunctionaliteit van de Basic Template P2P.

Van bestelling tot betaling: automatische matching

Binnen het vernieuwde purchase to pay proces worden bestelling, ontvangst (prestatieverklaring) en inkoopfactuur automatisch aan elkaar gekoppeld.

Wanneer een factuur overeenkomt met de eerder goedgekeurde bestelling, kan deze direct betaalbaar worden gesteld. Alleen bij afwijkingen – bijvoorbeeld wanneer er meer wordt gefactureerd dan vooraf is goedgekeurd – wordt een aanvullende controle gestart.

Hierdoor wordt het aantal handmatige controles sterk verminderd en krijgt Finance realtime inzicht in waar een factuur zich in het proces bevindt. Het betaalproces wordt voorspelbaarder en efficiënter, terwijl de controle juist toeneemt.

Het resultaat: grip, inzicht en versnelling

Met de implementatie van de Quercis Purchase to PayTemplate heeft Aqualysis een belangrijke stap gezet in de optimalisatie van haar purchase to pay proces.

Er is nu:

• Vooraf inzicht in verplichtingen en budgetten
• Minder afhankelijkheid van e-mail en handmatige opvolging
• Snellere verwerking van inkoopfacturen
• Meer transparantie voor zowel operatie als Finance

De eerste fase richtte zich bewust op het creëren van structuur en grip. Verdere optimalisatie kan in volgende stappen worden toegevoegd, afhankelijk van prioriteiten binnen de organisatie.

De basis staat: een schaalbaar en toekomstbestendig purchase to pay proces dat bijdraagt aan structurele procesoptimalisatie binnen Aqualysis.