Tenfold is actief in de cartonnage- en verpakkingsindustrie en levert onder andere aan klanten in de regio Eindhoven, waaronder bedrijven in en rondom de hightech maakindustrie. Binnen de organisatie werd jarenlang gewerkt met verschillende systemen voor administratie, commercie, stamgegevensbeheer, documentverwerking en magazijnprocessen. In de praktijk betekende dit dat informatie op meerdere plekken werd bijgehouden en processen extra afstemming vroegen tussen administratie, commercie en magazijn.

Toen binnen Tenfold de wens ontstond om efficiënter, transparanter en zelfstandiger te werken, kwam Exact Online Premium Handel nadrukkelijk in beeld. Een van de directieleden had vanuit een eerder eigen bedrijf al positieve ervaringen opgedaan met Exact Online. Die ervaring, gecombineerd met de behoefte aan een toekomstbestendige cloudomgeving, vormde een belangrijke aanleiding om de overstap serieus te onderzoeken. Ook speelde mee dat een cloudoplossing beter aansloot bij de behoefte aan gebruiksgemak, actuele informatie en minder afhankelijkheid van losse systemen.

Meer dan alleen een overstap

Bij de overstap zijn zowel de Nederlandse als Belgische entiteit ondergebracht in Exact Online Premium Handel. Daarmee kwam Exact Globe te vervallen. Ook Synergy, dat werd gebruikt voor het commerciële proces en het centrale beheer van stamgegevens, maakte geen onderdeel meer uit van de nieuwe inrichting. Daarnaast is de ScanSys-oplossing vernieuwd: de eerdere on-premise variant is vervangen door de onlineversie van ScanSys, gekoppeld aan Exact Online.

Daarmee kreeg Tenfold de kans om de bestaande applicatieomgeving opnieuw te bekijken en processen eenvoudiger op elkaar aan te laten sluiten. De migratie draaide dus niet alleen om een nieuw systeem, maar ook om een logischere inrichting van administratie, handel, documentverwerking en magazijnprocessen.

Een frisse start met opgeschoonde data

Bij de migratie koos Tenfold bewust niet voor een standaard één-op-één conversie vanuit Exact Globe. De organisatie wilde juist een frisse start maken. Niet alle historische relaties, artikelen en gegevens hoefden mee naar de nieuwe omgeving. In plaats daarvan lag de focus op actuele en relevante data: actieve relaties, actuele artikelen, voorraadgegevens en informatie die nodig was om de dagelijkse processen goed te ondersteunen.

Quercis heeft hiervoor de benodigde data uit Exact Globe geëxtraheerd, gefilterd en klaargemaakt voor import in Exact Online. Daarbij ging het onder andere om debiteuren, crediteuren, artikelen, magazijngegevens, locaties en voorraad. Ook afleveradressen en factuuradressen zijn meegenomen, ondanks dat deze niet standaard in de reguliere importtemplates beschikbaar zijn. Door hiervoor aanvullende importmogelijkheden te gebruiken, kon ook deze belangrijke informatie goed worden overgezet.

Deze aanpak zorgde ervoor dat Tenfold niet werd belast met verouderde of overbodige gegevens, maar kon starten met een schone, overzichtelijke inrichting die aansloot op de nieuwe manier van werken.

Van los WMS naar geïntegreerd magazijnproces

Een belangrijk onderdeel van de overstap was het magazijnproces. Tenfold beschikt over een groot magazijn met duizenden actieve artikelen. Voorheen werd hiervoor naast Exact Globe een apart warehouse management systeem gebruikt. Dat systeem was niet gekoppeld, waardoor medewerkers gegevens dubbel moesten invoeren en op meerdere plekken moesten controleren.

Met Exact Online Premium Handel kan Tenfold het magazijn nu direct vanuit Exact aansturen. Orders kunnen worden verwerkt via picklijsten of via de app, waarbij inzichtelijk is welk artikel op welke locatie ligt. Ook voorraadverplaatsingen, goederenontvangsten en magazijnlocaties kunnen eenvoudiger worden geregistreerd. Daarmee is het magazijnproces overzichtelijker geworden en zijn dubbele handelingen sterk verminderd.

Voor Tenfold betekent dit vooral meer grip. Medewerkers hoeven minder te schakelen tussen systemen en kunnen sneller zien wat er moet gebeuren. De informatie is direct beschikbaar in Exact Online, waardoor het proces eenvoudiger en transparanter wordt.

Gebruiksvriendelijker en zelfstandiger werken

Een van de grootste voordelen van Exact Online Premium Handel is de toegankelijkheid voor gebruikers. Waar Exact Globe in de praktijk vaak meer technische kennis of ondersteuning van een partner vraagt, biedt Exact Online veel informatie direct in de omgeving zelf. Denk aan standaard cockpits, overzichten van lopende orders, openstaande posten en voorraadgegevens.

Voor Tenfold was dat belangrijk. De organisatie wil zoveel mogelijk zelfstandig kunnen werken en alleen ondersteuning inschakelen waar dat echt waarde toevoegt. Tijdens en na de livegang bleek dat ook in de praktijk: de gebruikers pakten veel zelf op en konden met de nieuwe omgeving snel uit de voeten.

Daarnaast sluit de handelsversie van Exact Online Premium goed aan op processen zoals inkoop, verkoop, voorraadbeheer en assemblage. Voor een mkb-organisatie met overzichtelijke magazijnprocessen biedt het systeem daardoor veel functionaliteit zonder dat er een zware inrichting nodig is.

Samen verder verbeteren

De migratie naar Exact Online Premium Handel is voor Tenfold geen eindpunt, maar een nieuw vertrekpunt. De eerste fase stond in het teken van livegang, continuïteit en het goed inrichten van de basisprocessen. De komende maanden gebruikt Tenfold de nieuwe omgeving in de praktijk. Op basis daarvan worden aanvullende wensen en verbeterpunten verzameld.

Daarbij kan Quercis opnieuw meedenken over verdere optimalisaties, bijvoorbeeld rondom aanvullende automatisering, slimme controles of koppelingen. Ook functionaliteiten zoals eigen velden, Flow en Flex binnen Exact Online Premium bieden mogelijkheden om processen verder af te stemmen op de werkwijze van Tenfold.

Een geslaagde overstap

Voor Tenfold betekent de overstap een praktische stap vooruit: een gebruiksvriendelijke cloudomgeving die beter past bij de huidige organisatie en de manier waarop zij willen werken. Door bewust te kiezen voor een gefilterde migratie en een nieuwe inrichting, kon Tenfold starten met een overzichtelijke basis die ruimte biedt voor verdere verbetering.

Voor Quercis was het traject bovendien een waardevolle ervaring in het begeleiden van een migratie naar Exact Online Premium Handel, waarbij opnieuw duidelijk werd hoe belangrijk het is om de oplossing te kiezen die past bij de processen, ambities en schaalgrootte van de organisatie.