Productie- en logistieke bedrijven werken met processen waarin veel schakels van elkaar afhankelijk zijn. Orders moeten goed worden verwerkt, voorraad moet actueel zijn, planning moet aansluiten op de praktijk en verzendingen moeten op tijd plaatsvinden. Zodra één onderdeel vertraagt of informatie niet klopt, heeft dat direct gevolgen voor de rest van de keten.

Veel processen zijn in de loop der jaren organisch gegroeid. Er wordt gewerkt met ERP, aanvullende software, Excel-bestanden, e-mail en handmatige controles. Dat kan lang goed gaan, maar wordt kwetsbaar wanneer volumes toenemen of processen complexer worden. Medewerkers zijn dan steeds meer tijd kwijt aan zoeken, controleren, overtypen en afstemmen.

Procesautomatisering helpt om deze processen beter te organiseren. Door handmatige stappen te verminderen en informatie sneller beschikbaar te maken, ontstaat meer grip op de keten van order tot levering.

Waarom processen vastlopen

In productie en logistiek draait veel om timing. Een order die te laat wordt verwerkt, kan invloed hebben op planning en levering. Een voorraadmutatie die niet goed wordt bijgewerkt, kan leiden tot verkeerde informatie richting verkoop of klanten. En een wijziging in de productieplanning kan effect hebben op materialen, capaciteit en administratie.

Wanneer afdelingen met verschillende informatie werken, ontstaat ruis. Verkoop kijkt naar orderinformatie, planning naar capaciteit, productie naar werkorders en logistiek naar voorraad en verzending. Als die gegevens niet goed samenkomen, zijn medewerkers veel tijd kwijt aan handmatige controles en correcties.

Dat maakt processen foutgevoeliger en minder schaalbaar.

Van handwerk naar samenhang

Procesautomatisering draait niet om automatiseren om het automatiseren. Het gaat om het verminderen van terugkerende, foutgevoelige en tijdrovende stappen. Denk aan het automatisch doorzetten van orders, het terugkoppelen van uren of voorraadmutaties, het ondersteunen van workflows of het beschikbaar maken van actuele rapportages.

Veel organisaties werken met meerdere systemen. Dat is op zichzelf geen probleem. De uitdaging ontstaat wanneer informatie niet vanzelf doorstroomt. Dan moeten medewerkers gegevens handmatig overzetten of controleren. Door systemen beter op elkaar aan te laten sluiten, wordt het proces betrouwbaarder en overzichtelijker.

Praktijkvoorbeeld: Nicoverken

Bij Nicoverken komen verkooporders, productieorders, planning, uitvoering en urenregistratie samen. Exact Globe wordt gebruikt als centrale basis voor verkooporders en facturatie, terwijl axxalon wordt ingezet voor productie, planning, capaciteitsbeheer en tijdschrijven.

Voorheen vroeg de overdracht tussen deze processen veel handmatig werk. Door Exact Globe en axxalon met elkaar te verbinden, worden verkoop- en productieorders automatisch doorgestuurd naar axxalon. Daar worden ze gebruikt voor planning en urenregistratie. De geregistreerde uren worden vervolgens automatisch teruggestuurd naar Exact Globe voor kostenbewaking en facturatie.

Zo ontstaat een efficiënter proces tussen verkoop, planning en uitvoering, met minder handmatige overdracht en meer actuele informatie.

Meer grip op groei

Procesautomatisering zorgt niet alleen voor tijdwinst, maar ook voor beter inzicht. Wanneer informatie automatisch wordt vastgelegd en uitgewisseld, ontstaat een betrouwbaarder beeld van orders, voorraad, planning, uitvoering en kosten.

Quercis helpt organisaties om processen rondom Exact en aanvullende systemen slimmer in te richten. Daarbij kijken we naar de bestaande werkwijze, de knelpunten in het proces en de informatie die medewerkers nodig hebben om goed te kunnen werken.

Slimmer produceren en vervoeren begint met processen die goed op elkaar aansluiten. Door handwerk te verminderen, systemen beter te verbinden en informatie sneller beschikbaar te maken, ontstaat meer grip op groei, planning en uitvoering.