laatste nieuws

Nieuws om verder te komen

De wereld van informatie technologie ontwikkelt zich snel. Van recente software updates en ontwikkelingen tot trends in de markt. Blijf op de hoogte en ontwikkel mee. 

KPI design met Michrosoft Power BI  

Hoe ontwerp ik een goed KPI dashboard met gegevens uit Exact?

Microsoft Power BI is bij uitstek geschikt om data te visualiseren en te analyseren. Daarnaast biedt het uitstekende mogelijkheden om ontwikkelingen binnen de organisatie of afdeling te volgen via Key Perfomance Indicatoren (KPI). Veel Quercis klanten gebruiken inmiddels Power BI voor ondersteunende rapportages en KPI dashboards voor de bedrijfsvoering. En omdat veel van onze klanten Exact software gebruiken wordt als bron vaak Exact Globe en/of Exact Synergy gebruikt.

Wat is een Key Performance Indicator?

Een KPI is een meetbare waarde die aangeeft of je op schema ligt v.w.b. het behalen van je plannen/doelen. In het algemeen worden 5-7 KPI’s gebruikt om de voortgang van plannen te volgen en managen. Meer dat dit aantal KPIs per onderwerp is veelal niet zinvol omdat het er dan eenvoudigweg te veel worden.

Hoe definieer je een Key Performance Indicator?

Het is van belang om bij de totstandkoming van deze indicatoren rekening te houden met een aantal vragen/aspecten. Relateer deze aan kritieke en/of core business doelstellingen!

Om tot bruikbare KPI’s te komen is het volgen van het SMART-principe voor velen een handige en bruikbare methode. Zowel voor het opstellen als controleren van de organisatiedoelstellingen en teamdoelstellingen kun je je dus de volgende vragen stellen:

  • Specific → Is je doelstelling specifiek genoeg?
  • Measure → Is het doel en voortgang in realisatie meetbaar?
  • Attainable → Is de doelstelling realistisch?
  • Relevant → Is het doel relevant voor de organisatie?
  • Time → Binnen welk tijdsbestek wil je het doel realiseren?

En zorg ervoor dat je deze doelen ook zo concreet mogelijk maakt.

Power BI Dashboard - Creditmanagement - Dashboard performance debiteur
Power BI Dashboard – Creditmanagement – Dashboard performance debiteur

Power BI Dashboard - Factuurhistorie - Omzet en marge ontwikkeling per klant
Power BI Dashboard – Factuurhistorie – Omzet en marge ontwikkeling per klant

Voorbeelden van KPI’s

De software van Exact genereert veel data die kan worden omgezet/gebruikt in KPIs. Voorbeelden van bruikbare indicatoren zijn o.a.:

Financiële KPI’s Verkoop KPI’s
  • Groei omzet
  • Netto/bruto winst
  • Operationele cash flow
  • Bedrag openstaande posten
  • Omzetsnelheid
  • EBITDA
  • Aantal nieuwe opdrachten in een periode
  • Waarde nieuwe contracten in een periode
  • Aantal gekwalificeerde leads in sales funnel
  • Tijd besteed aan follow-up van sales
  • Gemiddelde conversie tijd om tot een opdracht te komen
  • Netto omzet (bedrag of percentage groei)

Structuur voor totstandkoming van KPIs

Alvorens tot rapportages en/of dashboards te komen in Power BI zal je ook stil moeten staan bij  de structuur om tot Key Perfomance Indicatoren te komen. Het gaat immers niet alleen het formuleren van een doel. Je zult ook moeten weten op basis van welke gegevens en gegevensbronnen de KPIs tot stand kunnen komen, en welke frequentie van rapporteren van toepassing is.

De structuur voor KPIs omvat o.a.

Meting Welke meting/measure is bruikbaar/handig voor het volgen van de voortgang?
Doelstelling Wat is het doel dat ik/we voor ogen heb/hebben?
Gegevensbron Welke data heb ik nodig om de meting te kunnen visualiseren/analyseren?
Rapportage frequentie Met welke frequentie moeten we welke personen voorzien van de KPIs in rapportages en dashboards?

Als leidraad kun je onderstaande matrix gebruiken om, afhankelijk van het soort doelstelling, tot een definitie van KPI’s te komen.

 

Aantallen Voortgang Wijziging
Meting # nieuwe klanten % gereed % stijging t.o.v.
Doel 1000 100% 22%
Bron Exact Synergy CRM Exact Synergy (PSA) Exact Globe W&V
Frequentie Maand Kwartaal Maand

 

Hulp nodig bij het ontwikkelen van Power BI rapportages en dashboards? Vul het onderstaande formulier in wij nemen contact met u op voor een vrijblijvend gesprek.


 

Exact, Exact Globe, Exact Synergy, Power BI