Inzicht in en grip op de inkomende facturen

Controleer en fiatteer inkoopfacturen online via het Quercis IFR portaal. Snel, eenvoudig, waar en wanneer het je uitkomt.

Voor budgethouders 

Voor business control

Voor directie

Flexibel in te richten routering 

Geschikt voor Exact Globe 

Microsoft Dynamics NAV 

Digitale factuurverwerking

Hoe houd ik grip op het factuurverwerkingsproces?

Dit is vast een vraag die je jezelf wel eens stelt. Met het IFR Portaal krijgen organisaties een complete en gebruiksvriendelijke oplossing voor het digitaal fiatteren van facturen. Een oplossing die geheel flexibel is in te richten. Wij bieden een laagdrempelige oplossing met een vriendelijke interface voor ieder apparaat. Het portaal is tot stand gekomen met onze kennis en ervaring in het automatiseren en optimaliseren van financiële processen.  

 

Gebruiksvriendelijk

Ons portaal is afgestemd op en ontwikkeld voor de gebruiker. Het scherm is (per persoon) flexibel in te richten waardoor iedere gebruiker een prettige werkomgeving ervaart.  

Efficiënt en eenvoudig

Door de flexibel in te richten autorisatieroutes komen facturen altijd bij de juiste persoon terecht. De route wordt bepaald aan de hand van de financiële boeking waardoor fouten niet meer voorkomen. 

Geautoriseerde toegang

Je kunt zelf gebruikers geautoriseerde toegang tot dossiers en processen geven. Hierbij is het zelfs mogelijk om externe gebruikers toegang te verlenen. Bijvoorbeeld een ingehuurde projectleider.  

Multi device selfservice

Facturen zijn te beoordelen via desktop, tablet of smartphone.  Waar je je ook bevindt, je hebt 24/7 toegang. Efficiënt toch?

Ontdek de Quercis IFR Portal

Wij bieden een breed scala aan functionaliteit voor een efficiënte en eenvoudige factuurverwerking. Nieuwsgierig? Ontdek het hieronder.  

Route

Naast de daadwerkelijke factuurdetails is het ook inzichtelijk in welke stap de factuur zich bevindt binnen de af te leggen route. Hoe de route voor goedkeuring ingedeeld wordt bepaal je zelf. Eenvoudig of uitgebreid, het kan allemaal. 

Voeg een notitie toe

Zijn er belangrijke zaken over de factuur die genoteerd moeten worden? Of wil je de factuur even parkeren? Je kunt hiervan een notitie maken en vastleggen in het dossier.  

Dossier factuur

Met de knop 'Toon details' is het mogelijk om het complete dossier van de factuur op te vragen. Alle acties, notities en berichten zijn hiermee snel in te zien. Verder wordt hier ook getoond:

  • boekingsregels van de factuur
  • routering van de factuur
  • alle gekoppelde documenten
  • gegevens van de leverancier
  • recente facturen van de leverancier

Ook voor volledig afgehandelde facturen is deze informatie nog te raadplegen.

Persoonlijke instellingen

De opbouw van het scherm voor het afhandelen van de factuur is zelf in te richten. Hierdoor zie je alleen die gegevens die je nodig hebt om de factuur goed te kunnen beoordelen. 

Vervolg- en Actie

Wat wilt u doen met deze factuur? Het lijkt logisch, maar de knoppen om de factuur goed of af te keuren bewegen mee als u naar beneden scrolt om de factuur te bekijken. 

Stel een vraag

Bij het beoordelen van de factuur is het mogelijk om een collega een vraag te stellen over de ontvangen factuur. Je collega ontvangt dan een bericht waarna de mogelijkheid wordt geboden om de vraag en factuur via het portaal te bekijken en te beantwoorden.  Reacties worden gekoppeld aan de factuur en opgeslagen in het dossier.

E-mail leverancier

Is een factuur niet duidelijk en heeft deze een toelichting nodig van de leverancier? Vanuit de Quercis IFR Portal kan direct een e-mail worden gestuurd naar de leverancier. De betreffende inkoopfactuur wordt als bijlage in de e-mail meegestuurd.

  • Route

    Naast de daadwerkelijke factuurdetails is het ook inzichtelijk in welke stap de factuur zich bevindt binnen de af te leggen route. Hoe de route voor goedkeuring ingedeeld wordt bepaal je zelf. Eenvoudig of uitgebreid, het kan allemaal. 

  • Voeg een notitie toe

    Zijn er belangrijke zaken over de factuur die genoteerd moeten worden? Of wil je de factuur even parkeren? Je kunt hiervan een notitie maken en vastleggen in het dossier.  

  • Dossier factuur

    Met de knop 'Toon details' is het mogelijk om het complete dossier van de factuur op te vragen. Alle acties, notities en berichten zijn hiermee snel in te zien. Verder wordt hier ook getoond:

    • boekingsregels van de factuur
    • routering van de factuur
    • alle gekoppelde documenten
    • gegevens van de leverancier
    • recente facturen van de leverancier

    Ook voor volledig afgehandelde facturen is deze informatie nog te raadplegen.

  • Persoonlijke instellingen

    De opbouw van het scherm voor het afhandelen van de factuur is zelf in te richten. Hierdoor zie je alleen die gegevens die je nodig hebt om de factuur goed te kunnen beoordelen. 

  • Vervolg- en Actie

    Wat wilt u doen met deze factuur? Het lijkt logisch, maar de knoppen om de factuur goed of af te keuren bewegen mee als u naar beneden scrolt om de factuur te bekijken. 

  • Stel een vraag

    Bij het beoordelen van de factuur is het mogelijk om een collega een vraag te stellen over de ontvangen factuur. Je collega ontvangt dan een bericht waarna de mogelijkheid wordt geboden om de vraag en factuur via het portaal te bekijken en te beantwoorden.  Reacties worden gekoppeld aan de factuur en opgeslagen in het dossier.

  • E-mail leverancier

    Is een factuur niet duidelijk en heeft deze een toelichting nodig van de leverancier? Vanuit de Quercis IFR Portal kan direct een e-mail worden gestuurd naar de leverancier. De betreffende inkoopfactuur wordt als bijlage in de e-mail meegestuurd.

De Quercis IFR Portal voor mijn organisatie

Het portaal heeft veel te bieden. Maar wat betekent dat precies voor jouw organisatie? Wij vertellen je er graag meer over tijdens een persoonlijk gesprek. 

Dashboard of Startpagina

Op de startpagina heb je direct inzicht in je persoonlijke actielijst en is het mogelijk om eenvoudig facturen te zoeken. Belangrijke KPI's, zoals het openstaand saldo is zowel op persoonlijk niveau als op organisatie niveau inzichtelijk.  

Persoonlijke voorkeuren

Omdat iedere gebruiker andere voorkeuren heeft, biedt het IFR portaal verschillende instellingen om de factuurverwerkingen nog efficiënter te laten verlopen. 

Meldingen

Altijd op de hoogte? Binnen het IFR portaal is het mogelijk automatisch meldingen te ontvangen. Wordt de factuur afgekeurd of is de boeking aangepast? Je blijft in control. 

Overzichten

In het IFR portaal zijn verschillende rapportages beschikbaar. Voorbeelden zijn de openstaande en vervallen facturen, doorlooptijden en responstijden. 

Logboek

Wil je achteraf nog zien wie de factuur heeft goedgekeurd of wanneer deze is goedgekeurd? Binnen het IFR portaal wordt de gehele route vastgelegd in een audit trail.   

Zoeken en vinden

Nooit meer een factuur kwijt! Met de uitgebreide zoekmogelijkheden zijn facturen eenvoudig terug te vinden.   

Delegatie

Op vakantie of een tijdje afwezig? Met de ‘delegatie’ optie is het mogelijk om tijdelijk iemand anders je facturen te laten goedkeuren. 

FAQ's

Digitale factuurverwerking voor mijn organisatie?

Nieuwsgierig wat het IFR portaal voor jouw bedrijf kan betekenen? Bel ons op 040-2661780 of vul het formulier in. Wij helpen je graag verder!

  • Snel aan de slag?

    Ja! Dat kan. Door standaardisatie en de slimme inrichting is Quercis in staat de Quercis IFR Portal snel te implementeren. Binnen één dag richten wij het IFR portaal in op basis van Exact Globe of Microsoft Dynamics Navision.  

  • Specifieke eisen en wensen?

    Ja! Dat kan. Omdat de IFR Portal gemaakt is met Quercis Business Portal software zijn wij in staat klant specifieke wensen te configureren zonder de software aan te passen. Dus geen maatwerk! 

  • Koppelen aan een ander financieel systeem?

    Ja! Dat kan. Omdat de IFR portal over een eigen database beschikt is het mogelijk andere financiële applicaties te koppelen. Wil je weten wat mogelijk is met jullie financieel systeem? Neem dan contact met ons op. 

  • Automatisch inkoopfacturen verwerken?

    Wil jouw bedrijf ook het handmatige proces van facturen inboeken efficiënter maken? Afhankelijk van de wensen zorgen wij er met ImageCapture van Scan Sys of Blue10 voor dat dit tijdrovende en handmatige proces tot het verleden gaat horen. Zo is het hele proces van A tot Z goed ingericht.

Onze filosofie

de ifr portal

Tijdens de ontwikkeling van de Querics IFR Portal is ‘LEAN’ als belangrijkste uitgangspunt gehouden. Bij inzet van het IFR Portal hebben klanten aanzienlijk minder administratieve last. Het doel van het IFR Portaal is om het factuurverwerkingsproces zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Daarbij bevorderd dit het eigen betaalgedrag wat kan bijdragen aan een betere kredietwaardigheid.  

"Normaal gesproken heb je een klant tegenover je met een vraag over een bepaald bedrijfsproces. Die klant is dan op zoek naar een oplossing voor dat specifieke proces. Bij de ontwikkeling van het IFR portaal heb ik op basis van heel veel verschillende klantervaringen een oplossing gebouwd, die bij iedere klant past. Een oplossing die te modificeren is voor klanten, zodat ze er altijd blij mee zijn. En dat is uiteindelijk een hele uitdaging, maar wel een ontzettend leuke uitdaging." 

maarten van den hout, ontwikkelaar IFR portal

voor wie

De IFR portal ondersteunt

Budgethouders

Wil je als budgethouder een overzicht welke acties vereist zijn rondom het factuurverwerkingsproces? Met het IFR portaal kun je gemakkelijk facturen goedkeuren, inzien, en opvolgen.  

Business control

Als financieel verantwoordelijke inzicht krijgen in welke facturen verlopen of in behandeling zijn? In een overzicht is de doorlooptijd op gebruiksniveau in te zien en kun je sturen waar nodig. 

Directie

Hoe verloopt de doorlooptijd van het factuurverwerkingsproces? Hoe kunt je beter voldoen aan je betalingen? In een overzicht zie je welke facturen nog openstaan en welke vervallen zijn.