Voortman Groep B.V.

“Kwaliteit heeft bij ons heel veel waarde. Dus hoe kun je dan met veel omzet, verschillende projecten, verschillende keukens en verschillende formules toch de kwaliteit waarborgen? Dan ga je kijken hoe je de processen via automatisering kunt verbeteren, dan ga je kijken hoe zitten de processen in elkaar en hoe kun je software inzetten.”

Voortman heeft specifieke bedrijfsprocessen. Ze groeperen het keukenaanbod in vier rubrieken en zijn actief in meerdere markten. Voortman heeft partnerschappen met opdrachtgevers. De opdrachtgevers zetten Voortman in bij grote woningbouw projecten. Deze projecten hebben hele specifieke eigenschappen en elke klantvraag is uniek. Het is belangrijk dat daarom elke verkoper inzage krijgt in de klantvraag en de bijbehorende gegevens.

Voortman wilde niet meer dat een klant werd geholpen door een verkoper die niet was voorbereid. Daarnaast werkte iedere verkoper nog met een papieren administratie. Als klanten langskwamen in de showroom kostte het veel tijd voordat deze klant in het systeem was geregistreerd. De communicatie tussen de verkoper en de interne medewerkers verliep stroef. Wanneer er een keuken werd besteld, was het belangrijk dat interne medewerkers details konden verifiëren met de verkoopafdeling.

Als eerste implementeerde Voortman Synergy om de workflow van verkopers vast te leggen. Synergy was een perfecte database, alleen niet solo in te zetten voor de doelen die Voortman had. Voortman wilde een aansluitende oplossing die de interne efficiëntie zou verhogen en die gemakkelijk te gebruiken was voor iedere medewerker. Verkopers zouden

  1. gemakkelijk inzicht moeten krijgen in hun workflow en
  2. met één druk op de knop alle informatie rondom een klantvraag moeten kunnen inzien.
  3. Verder was het belangrijk dat de communicatie rondom een klantvraag goed zou verlopen.

Type klant:

  • Sector: Keukenbranche
  • Aantal medewerkers: 100 in de keukenbranche (200 in totaal)
  • Software basis: Exact Globe en Exact Synergy
  • Vraag omtrent: Sales Portal

Uitdagingen

Iedere klant werd geregistreerd in Synergy onder een relatienummer, maar de gegevens van potentiële klanten werden niet vastgelegd. Voortman wilde deze klanten wel kunnen benaderen. De complexiteit lag dus in het vastleggen van de gegevens van potentiële klanten in het Sales portaal voor een opvolging vanuit verkoop.

Oplossing

Quercis is een goede partner van Voortman. Samen werken ze via fases en niet in projecten. Zo kan de manager van Voortman constant de wensen van het bedrijf laten doorvoeren in de oplossing. Het Sales portaal is ontwikkeld naar de bedrijfsprocessen van Voortman en omvat de volgende facetten:

  1. Allereerst is er een koppeling gemaakt tussen Synergy en het Sales portaal. In het Sales portaal is alle relevante informatie over een bepaalde klantvraag gemakkelijk te vinden. Deze informatie is altijd up-to-date.
  2. De workflow van de verkopers is inzichtelijk gemaakt. De dringende taken worden vertoont, zodat de verkoper precies weet welke taken belangrijk zijn om die dag uit te voeren.
  3. De communicatie tussen de interne medewerkers en de afdeling verkoop verloopt nu probleemloos. Interne medewerkers kunnen via het Sales portaal een vraag stellen aan de verkoper. Deze vragen worden automatisch toegevoegd aan de workflow van de verkoper zodat deze snel worden beantwoord.
  4. Gegevens van potentiële klanten worden nu vastgelegd binnen een aparte groep in een ander portaal. Zo kan Voortman snel contact opnemen met de potentiële klant. Er is een koppeling gemaakt tussen dit portaal en het Sales portaal. Bovendien kunnen klantgegevens gemakkelijk worden opgeslagen onder een relatienummer als de klant daadwerkelijk langs komt in de showroom.

Het Sales portaal van Voortman is gemaakt met de Quercis Business Portal. Door de inzet van het Sales portaal is Voortman in staat om zich strategisch te onderscheiden van haar concurrenten. Er wordt efficiënter gewerkt, de kwaliteit van de service is omhoog gegaan en de winst is gestegen.

“Eerder namen we een nieuwe verkoper aan en dan duurde het minimaal een week om heel het systeem uit te leggen. Met onze huidige portalen hoef ik ze niet eens meer te trainen. Het spreekt helemaal voor zich.”

Jan Blankespoor, Procesmanager Voortman Groep BV., over de samenwerking met Quercis:

“Onze relatie met Quercis is heel goed! Er wordt altijd goed gekeken naar de match tussen ons als bedrijf en de consultants.” “Er is altijd een open communicatie en het vertrouwen is hoog en wederzijds. Quercis gaat echt een relatie aan met haar klanten.” “Medewerkers van Quercis zijn voor mij collega’s.”

“Quercis doet haar slogan ‘Duidelijk. Anders.’ eer aan, we hebben verschillende andere partijen naar Quercis doorverwezen, omdat Quercis echt bouwt wat past.”

 

Exact, Exact Synergy, Klanten vertellen, Quercis Business Portal