MF Shipping Group

MF Shipping Group is een organisatie actief over heel de wereld. In tegenstelling tot concurrenten organiseren zij alles vanuit één kantoor in Delfzijl en werken zij samen met drie crewing agents in Rusland, Oekraine en in de Filipijnen. Tegenwoordig bestaat de vloot van MF Shipping Group uit 60 schepen. Deze 60 schepen worden ieder gezien als business unit met een eigen administratie. Om informatie op te slaan en om processen te stroomlijnen installeerde MF Shipping Group Exact Globe en Exact Synergy.

Iedere schip had een eigen server waaraan een eigen Synergy omgeving was gekoppeld. Doordat ieder schip een eigen Synergy omgeving had, kon de bemanning van de schepen geen centrale documenten inzien, aanpassen of uitwisselen met het hoofdkantoor. Dit waren bijvoorbeeld documenten over veiligheid of over certificering. Daarnaast kon de Kapitein geen voedingsmiddelen en reserve onderdelen bestellen aan boord als ook geen tickets voor de bemanningsleden.

Naast Exact Software heeft MF Shipping Group een specifiek scheepsvaart programma in gebruik. In dit programma zit het kwaliteitssysteem, het milieu management systeem en het onderhoudssysteem. Deze data was alleen nog niet gekoppeld aan Exact Globe, Exact Synergy of aan enige portalen.

  1. Als eerste was het belangrijk dat er een centrale Synergy omgeving werd ingericht die het gehele bedrijf constant kon gebruiken, inclusief alle business units (de schepen).
  2. Het was belangrijk dat relevante informatie werd vertoont aan de juiste personen.
  3. Daarnaast was het ook belangrijk dat het kantoorpersoneel en de bemanningsleden documenten konden uitwisselen aan aanpassen.
  4. Online trainingen moesten ieder moment beschikbaar zijn voor de bemanning, zodat niemand onvoorbereid aan boord zou gaan, en zodat de certificering altijd in orde zou zijn.
  5. Ook wilde MF Shipping Group dat er een koppeling tussen het scheepsvaart programma en Exact software zou komen.
  6. En als laatste was het belangrijk dat kosten en bestellingen overal digitaal ingeboekt konden worden, zodat het kantoorpersoneel altijd een overzicht zou hebben van de uitgaven.

Type klant:

  • Sector: Scheepvaart
  • Aantal medewerkers: 60 op kantoor (1000 internationaal)
  • Software basis: Exact Globe en Exact Synergy
  • Vraag omtrent: Crew Portal, Enterprise Portal & IFR Portal

Uitdagingen

De grootste uitdaging voor Quercis was om alle data beschikbaar te stellen in een offline omgeving. De schepen hadden namelijk geen constante verbinding met het internet evenmin als via de satelliet. Ook werkte het kantoorpersoneel vaak vanuit andere locaties.

Oplossing

MF Shipping Group haar bedrijfsprocessen waren redelijk ingewikkeld. Quercis heeft haar kennis ingezet om deze processen zo efficiënt en effectief mogelijk te laten verlopen. Daarbij waren de volgende stappen van belang:

  1. Quercis heeft als eerste een centrale Synergy omgeving ingericht voor het gehele bedrijf, inclusief voor het gebruik door de business units (de schepen).
  2. Als volgt, is er een koppeling gemaakt tussen het scheepsvaart programma, Exact software en de portalen.
  3. Door de installatie van de Crew Portal en de Enterprise portal zijn de juiste documenten beschikbaar gemaakt voor de juiste medewerkers. Een bemanningslid kan nu zijn of haar gegevens en documenten makkelijk inzien en bewerken. Zij kunnen documenten uitwisselen en contact leggen met het kantoorpersoneel. Ook kan de bemanning trainingen volgen via de portalen.
  4. De portalen zijn gekoppeld aan Exact software en aan het scheepvaart programma. Dit zorgt ervoor dat de informatie altijd up-to-date is.
  5. De portalen zijn altijd toegankelijk, deze zijn te gebruiken in een online of offline omgeving. Quercis heeft databases lokaal geïnstalleerd, wat er voor zorgt dat de portalen altijd gebruikt kunnen worden. Zodra er weer verbinding is met het internet wordt deze data gesynchroniseerd met Exact Globe, Exact Synergy en met het scheepsvaart programma. Dit zorgt ervoor dat het hoofdkantoor en de business units inzage hebben in accurate documenten en gegevens.
  6. Als laatste is er het Inkomend Factuurregister (IFR) Portaal geïnstalleerd. Via dit portaal kan personeel kostenboekingen doorvoeren en bestellingen plaatsen. Deze boekingen of bestellingen worden dan goedgekeurd en voltooid in Exact Globe. De route van de boeking is op een flexible manier voor MF Shipping Group ingericht. Dit betekent dat verschillende facturen door verschillende personen moeten worden goedgekeurd. Voor het inboeken van de facturen via de IFR Portal is er ook Scansys software geïnstalleerd. Scansys levert een software programma aan wat automatisch gescande of gefotografeerde facturen inboekt in Exact Globe.

Ivo Ramakers, Projectmanager & ICT manager bij MF Shipping Group, over de samenwerking met Quercis:

“Wij hebben een platte organisatie, het management is heel benaderbaar en open. Zo gaat Quercis ook te werk. Als er wat is dan bellen we meteen om onze vraag te stellen. Deze open communicatie en snelle reactietijd is erg belangrijk voor ons.”

“Quercis heeft bijgedragen aan de professionalisering van de bedrijfsprocessen van MF Shipping Group. Het feit dat grote scheepsvaartbedrijven alles in het buitenland willen doen terwijl wij nog in staat zijn alles vanuit Nederland te managen, zegt genoeg over de vorm van automatisering. Ook als het gaat om het geringe aantal personeelsleden waarmee wij internationaal schepen managen komt deels door de automatiseringsslagen.”

“Wij hebben er bewust voor gekozen om met Queris in zee te gaan vanwege de professionaliteit, betrouwbaarheid en persoonlijke aandacht waarmee ze kwaliteit leveren. Wij hebben Quercis leren kennen als een ambitieus bedrijf met een vooruitstrevende visie. Hierdoor willen we de ingeslagen route graag met hen voortzetten.”

 

Klanten vertellen, Quercis Business Portal, Scheepvaart