Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en Exact

/, Exact Globe Next, Exact Software, Exact Synergy, Exact Synergy Enterprise/Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en Exact

Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en Exact

AVG functionaliteit in Exact software

 

Met de ingangsdatum van de AVG in zicht heeft Exact haar software inmiddels al op verschillende punten aangepast. Op deze manier helpt Exact u te kunnen voldoen aan deze Europese regelgeving. Exact is gestart met het toevoegen van de hiervoor benodigde functionaliteit vanaf product update 415SP6 (voor Exact Globe) en 260SP6 (voor Exact Synergy).

 

Huidige stand van zaken

U kunt nu persoonsgegevens classificaties aanmaken en hierin een gebeurtenis definiëren. Deze gebeurtenis geeft aan wanneer het niet meer nodig is om een entiteit in uw systeem te hebben. Ook is het mogelijk geworden een bewaartermijn voor gegevens op te geven. Verder kunt u definiëren welke velden met persoonsgegevens geanonimiseerd moeten worden en aangeven welke documenttypes en verzoektypes verwijderd dienen te worden wanneer de persoonsgegevens verwijderd dienen te worden.

Persoonsgegevens afschermen

Zowel in Exact Globe en Exact Synergy is de mogelijkheid gecreëerd om via rollen en rechten te zorgen dat de persoonsgegevens worden afgeschermd en u kunt bepalen welke gebruikers deze gegevens mogen bekijken.

Acties op persoonsgegevens

Exact onderscheidt de onderstaande persoonsgegevens (entiteiten) in haar

  • Relaties (debiteuren, crediteuren,
  • Contactpersonen
  • Medewerkers (medewerkers, sollicitanten, gebruikers)

Omdat deze persoonsgegevens op vele plaatsen in de applicatie voorkomen is het niet altijd mogelijk om gegevens zomaar te verwijderen. Een medewerker (maar ook een relatie of contactpersoon) kan aan vele entiteiten zijn gekoppeld. Een koppeling aan een salarisslip is natuurlijk voor iedereen duidelijk. Maar ook iedere transactie in de software is aangemaakt door een gebruiker. Verwijderen van een gebruiker/medewerker is dus niet altijd mogelijk.

Om deze reden voorziet Exact software daarom in de volgende 3 acties die op de persoonsgegevens kunnen worden toegepast. Afhankelijk van de situatie en uw keuze heeft u de mogelijk om data te

  • Verwijderen
  • Anonimiseren
  • Samenvoegen

Een overzicht van de huidige mogelijkheden is terug te vinden bij Exact, Tevens vindt u hier een beschrijving hoe u deze actie kunt uitvoeren.

 

Toekomstige functionaliteit

Voor toekomstige releases is functionaliteit gepland die u de mogelijkheid biedt om een GDPR classificatie aan te maken en deze te koppelen aan de persoonsgegevens (contactpersonen, relaties, medewerkers). In deze classificaties kunt u informatie opnemen over de relevante types/categorieën in uw administratie, een gebeurtenis definiëren die aangeeft wanneer het niet meer nodig is om een entiteit in uw systeem te hebben (bijvoorbeeld een lead wordt niet gepromoveerd naar suspect, een sollicitant wordt niet aangenomen, etc), een bewaartermijn opgeven en definiëren welke documenttypes, activiteitensoorten en verzoektypes ook verwijderd dienen te worden wanneer de persoonsgegevens verwijderd dienen te worden.

Op basis van deze classificatie kunt u vervolgens rapporteren en de persoonsgegevens beheren in een actie center, dat informatie biedt over de gebeurtenissen, welke entiteiten dienen te worden verwijderd, en welke persoonsgegevens u van die entiteiten heeft.

Meer uitgebreide informatie omtrent de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en Exact Globe / Exact Synergy kunt u terugvinden bij Exact.

About the Author:

Ronald van Kessel
Commercieel directeur en eigenaar van Quercis. Sinds 1991 actief in de wereld van Exact, in support, als consultant maar het grootste deel van deze tijd als commercieel adviseur. Is afgestudeerd als Master of Business Administration. Hij gebruikt deze bedrijfskundige achtergrond iedere dag bij het adviseren van organisaties in het optimaliseren van bedrijfsprocessen. Samen met zijn grote interesse in software en technologie als hulpmiddel zorgt dit regelmatig voor verrassende en innovatieve oplossingen voor bedrijfskundige vraagstukken.

Laat een reactie achter