Exact Consolidation

Home/Exact Consolidation
Exact Consolidation 2017-07-13T14:14:14+00:00

Uw jaarafsluiting zonder Excel!

Ontdek de mogelijkheden van Exact Consolidation

 

Kunt u uw jaarafsluiting realiseren in dagen in plaats van maanden? Jazeker, met Exact Consolidation sluit je iedere financiële periode eenvoudig en snel af met 100% zekerheid, en zonder Excel! Op 6 september a.s. kunt u met eigen ogen zien hoe u tijd en geld kunt besparen en de nauwkeurigheid van rapportages kunt verbeteren door de inzet van gespecialiseerde software.

 

Exact Consolidation powered by LucaNet

Exact Consolidation geeft u de flexibiliteit die cruciaal is om snel en doeltreffend om te gaan met de dynamische omstandigheden in uw markt.  U heeft toegang tot een centrale bron van financiële gegevens. Een bron die de daadwerkelijke situatie van uw organisatie weergeeft. Met deze software bent u in staat uw financiële processen volledig te stroomlijnen en te monitoren. Naast de integratie met Exact Globe kunt u bovendien moeiteloos financiële data, budgetten, forecasts en andere, niet-financiële gegevens importeren. Vanuit elke vestiging en elk bedrijfsonderdeel.

 

Waarom is het nu tijd om te starten met een goede consolidatietool?

Consolidatie is een taak met een hoge verantwoordelijkheid. En een grote uitdaging. Wanneer je jezelf onnodig onder druk zet door tools te gebruiken die er niet voor zijn gemaakt, is het tijd om daarmee op te houden. Wij geven u 10 redenen om u het jaar niet meer zou moeten willen afsluiten zonder een consolidatietool:

 

Consensus bereiken over de financiële cijfers is niet eenvoudig en vereist regelmatig complexe discussies die veel te veel tijd kosten. Alle data verzamelen, deze vervolgens op elkaar afstemmen en ervoor zorgen dat alle boekingen binnen het bedrijf met gematched worden, zijn misschien wel de grootste tests van je handigheid met Excel. Om nog maar te zwijgen over het geduld dat je moet opbrengen om eindeloos conference calls te voeren, meestal met mensen in een compleet andere tijdzone. Van tijd tot tijd heeft dat wel zijn charme, maar er komt flink wat stress bij kijken.

Zodra er definitieve beslissingen zijn genomen, moeten de correcties en verwijderingen duidelijk worden gemarkeerd voor later in het proces. Wanneer je terugkijkt en je het vermoeden krijgt dat er een fout is gemaakt, is het van belang dat je snel en eenvoudig kunt checken wat je hebt gedaan om de consolidatie te voltooien. Hoe meer er kan worden geautomatiseerd van de (interne) transacties en van het eliminatieproces, inclusief het commentaar, hoe beter.

Wanneer je opereert in meerdere landen, is het niet ondenkbaar dat je regelmatig worstelt met het omrekenen van valuta. Om dit handmatig uit te voeren is geen pretje. Welke koers moet je aanhouden? Hoe ondersteun je de vraag om verschillende wisselkoersen voor de balans en de P&L te gebruiken? Met wisselkoersen die zijn geïntegreerd in de rapportagetool (met de optie om tussen de historische, gemiddelde en huidige wisselkoers te kiezen), kan het proces snel en soepel verlopen en kan er met een constante wisselkoers worden gerapporteerd. Dat is niet mogelijk wanneer er spreadsheetformules handmatig moeten worden bijgewerkt om conversies te managen.

Als er binnen een onderneming verschillende manieren van werken zijn, moet je mogelijk continu wachten op de minder efficiënte teams – niet iets wat je wilt wanneer deadlines met rasse schreden naderen.

Hoe ver is elke afdeling met het maandelijkse afsluitingsproces? Moet ik mensen al gaan bellen om hun eerste versie te krijgen? Hoe accuraat is die wanneer deze wordt aangeleverd? Kan ik meteen aan de slag of moet ik eerst iedereen terugbellen? En wanneer kan ik de CFO een indicatie geven van het uiteindelijke resultaat?

Achter data aanzitten en alles uploaden in de consolidatie master file neemt tijd in beslag die je eigenlijk zou moeten gebruiken om de data te analyseren en afwijkende cijfers uit te zoeken. Ook is het lastig om afspraken met collega’s te maken en deze na te komen. Daarom is het van groot belang om je te focussen op het ontwerpen van gestandaardiseerde processen binnen de onderneming, waardoor data snel kan worden verzameld en op elkaar worden afgestemd.

Zelfs wanneer het proces voor het samenstellen en aanleveren van de financiële rapportage is gestandaardiseerd, dan kunnen lokale teams die met andere tools werken en verschillende soorten bestanden aanleveren, je alsnog hoofdpijn geven.

Krijg je de informatie via CSV- en XLS-bestanden, moet je een hoop werk verrichten om de data te converteren en op elkaar af te stemmen zonder dat gegevens kwijt of corrupt raken. Standaardisatie van IT-systemen en rapportage formats is de sleutel voor snelheid en accuraatheid – zowel bij de lokale divisies als tijdens het uiteindelijke consolidatieproces.

Het rekenvermogen van Excel is niet de enige uitdaging die je zult tegenkomen. Wanneer je met verschillende spreadsheets werkt in plaats van een gecentraliseerde tool, dan is het eenvoudig om verschillende versies te krijgen van hetzelfde document die allemaal weer andere informatie laten zien.

Het bijwerken en delen van rapportagebestanden met meerdere stakeholders maakt versiebeheer vrijwel onmogelijk. En die onzekerheid kun je je niet veroorloven wanneer de auditing accountant klaar staat om de vooruitgang te controleren. Wanneer je de jaarafrekening maakt, moet je zekerheid hebben dat je met de laatste versie werkt, inclusief alle correcties die binnen het bedrijf zijn doorgevoerd. Eén bron van de waarheid, zonder de mogelijkheid dat je met een gedateerde versie aan het werken bent, is de enige manier om zeker te weten dat je de actuele stand van zaken aan het bespreken ben

Het is aan het einde van de financiële processen, wanneer de verschillende rapportages bij elkaar worden gebracht, dat goede communicatie tussen alle stakeholders cruciaal wordt. Is er iets nog niet duidelijk, dan moet de vraag snel en definitief worden geadresseerd. En dat hangt weer af van de manier waarop je informatie deelt.

Wat zijn de kanalen en waar wordt informatie opgeslagen? Kan iedereen er zeker van zijn dat ze naar de allerlaatste communicatie zitten te kijken? Of werken mensen parallel aan dezelfde vragen? Bezit je de mogelijkheid om te controleren wat de meest recente situatie in het Verre Oosten is, zonder dat de collega’s op deze lokatie 24 uur per dag aanwezig hoeven te zijn om de telefoon te beantwoorden?

Bedrijven die verschillende tools gebruiken (van de ‘good old’ telefoon tot WhatsApp, Slack, projectmanagementsystemen of gewoon e-mail) om met hun collega’s te communiceren, lopen grote risico’s. Communicatie is traag en niemand weet 100% zeker of ze nog steeds op de juiste manier aan de juiste vraag werken. Een centrale omgeving met één serie bijlagen, opmerkingen en uitleg zou de standaard moeten zijn. Dit maakt alle veranderingen duidelijk, en alle bijdragen traceerbaar en controleerbaar.

Voor elk bedrijf is het van essentieel belang dat er een solide link is tussen de begroting, de forecast en de performance, zodat deze eenvoudig te vergelijken zijn, en om precies te kunnen vaststellen waar iets niet volgens plan is gegaan. Dat is de enige manier om een positieve verbeteringscyclus te creëren waarmee een realistische begroting en accurate voorspellingen kunnen worden bereikt.

Deze drie verschillende kaders binnen verschillende systemen verwerken, helpt niet bij het doorvoeren van verbeteringen. Het afstemmen van de originele ambitie (het budget) op de voorspellingen en de resultaten vraagt om een actie vanuit meerdere systemen en leidt tot het genereren en vergelijken van rapporten die niet op elkaar zijn afgestemd. Niet alleen tijdrovend en lastig, maar het ondermijnt ook je vermogen om inzichten te gebruiken in het adviseren van de business.

Wanneer er binnen het consolidatieproces een vraag naar boven komt, moet er in het ERP systeem worden gekeken naar de originele transacties om zo de oorzaak of verklaring te achterhalen. Wanneer de sub-balance-sheet niet lijkt te kloppen binnen het geheel, moet de consolidatiemanager snel kunnen vaststellen of er ‘corrigerende’ invoeren zijn geweest direct in het eigen kapitaal. En waarom. Dat kan een flinke puzzel blijken.

Wanneer je dit probeert op te lossen met systemen die niet geïntegreerd zijn, kan dit een behoorlijke uitdaging worden. Met aan de ene kant de financiële administratie van het bedrijf en aan de andere kant de tools die worden gebruikt om eindrapportages op elkaar af te stemmen, die niet met elkaar communiceren. Het verband ontdekken tussen de cijfers die je in Excel ziet en de transacties die tot deze cijfers hebben geleid, is handmatig detectivewerk. Is deze informatie met een druk op een knop beschikbaar, dan zou je dat een hoop tijd besparen, maar dat is een utopie totdat je consolidatie-invoer en financiële transacties in dezelfde omgeving zijn geïntegreerd.

Ondernemingen die snel groeien of internationaal opereren kunnen een extreem ingewikkelde organisatiestructuur hebben, vooral wanneer het bedrijf actief is op het M&A gebied. Probeer je via spreadsheets de continu veranderende juridische structuur en managementstructuur van het bedrijf te beheren, dan bevind je je in een netelige en arbeidsintensieve situatie.

Een groeiende organisatie bijhouden via het knippen en plakken van complexe spreadsheetformules en tabellen levert vrijwel nooit precies datgene op waar je op had gehoopt. Een consolidatietool is ontworpen om opgeschaald te kunnen worden voor dergelijke organisaties, waardoor het veel makkelijker en veiliger is om delen van de administratie te kopiëren wanneer de business evolueert.

Misschien zijn punt 1 en 2 niet van toepassing en levert iedereen de spreadsheets aan zoals afgesproken. Heb je alles in hetzelfde bestandstype, eenvoudig op elkaar af te stemmen en te consolideren. Niets om je zorgen te maken, toch?

Misschien toch wel. Wanneer je ervan overtuigd bent dat je prima uit de voeten kunt met Excel, denk er dan even aan hoeveel formules en macro’s er verschijnen die maar één iemand echt snapt. Excel is foutgevoelig. Recent onderzoek aan de TU Delft toont aan dat van 15.000 spreadsheets er 750 bestanden meer dan 100 oppervlakkige fouten bevatten. Over de oorzaak van de fouten is het weliswaar nog speculeren. Het heen en weer sturen van spreadsheets en het door iedereen bewerken ervan, heeft zeker een invloed op de kwaliteit. Maar wellicht zit de foutgevoeligheid ook in de interface van Excel, en dan met name in het feit dat je alleen het eindresultaat van een getal ziet. Het is moeilijk om binnen een spreadsheet op fouten te controleren. Durf jij er geld op in te zetten dat je spreadsheets voor 100% correct zijn?

Aanmelden voor de informatie sessie Exact Consolidation

6 september 2017 bij Exact in Delft van 09:30 – 12:00 uur (aansluitend met lunch)

Bedrijfsnaam *

Aanhef *

Voorletter(s) *

Tussenvoegsel

Achternaam *

Uw e-mailadres *

Vraag of opmerking aangaande het evenement