Efficiënter factureren met Exact software

Home/Exact Software/Exact Globe Next/Efficiënter factureren met Exact software

Efficiënter factureren met Exact software

Het samenstellen en versturen van een factuur wilt u natuurlijk zo efficiënt mogelijk laten verlopen. Het proces van factureren is echter ook secuur werk waarbij u aan diverse wettelijke eisen dient te voldoen. Om deze reden wordt daarom vaak software ingezet zodat uw factuur volledig en op correcte wijze bij uw klant wordt aangeboden.

Exact software biedt u standaard extra mogelijkheden om uw facturatie proces nog efficiënter in te richten. Op deze manier kunt u uw facturen sneller produceren tegen geringere kosten. Helaas constateren wij dat deze opties slecht beperkt bekend zijn of worden toegepast. Dus daarom een korte uitleg van verschillende mogelijkheden die er zijn.

Schets digitale facturatie

Digitaal factureren met Exact Globe Next

Een makkelijke eerste stap is het starten met versturen van digitale facturen. In feite betreft het hier het omzetten van de papieren versie naar een PDF bestand. Dit bestand is gemakkelijk per e-mail (inclusief begeleidend schrijven) te verzenden naar uw klant. Het is een feature die standaard in Exact Globe beschikbaar en snel is te implementeren. U bespaart direct in tijd en kosten voor printen, papier/enveloppen en postzegels.

Het versturen van facturen in PDF formaat is de meest gebruikte optie en relatief eenvoudig en snel te verwezenlijken. Bovendien is uit onderzoek gebleken dat een digitale factuur gemiddeld 7 dagen eerder wordt betaald dan een papieren versie. Een belangrijk positief effect dat naast tijd- en kostenbesparing ook mooi is meegenomen.

 

E-Factureren (elektronisch factureren)

Minder bekent is de mogelijkheid om te werken met e-factureren. Een groot voordeel van e-factureren is dat er geen handmatige invoer van gegevens meer plaatsvindt. Daardoor worden er ook minder fouten gemaakt. Volgens MKB-Nederland en VNO-NCW kan het MKB in Nederland per jaar maar liefst 750 miljoen besparen door over te gaan op elektronisch factureren.

 

Wat is e-factureren?

Het is een initiatief vanuit de Europese Commissie en heeft als doelstelling om tegen 2020 e-facturering de meest gangbare factureringsmethode te maken binnen Europa. Facturen zullen dan in één bepaald standaard digitaal formaat worden verstuurd. Op dit moment is dit het UBL 2.1 standaard. Dit standaard bestandsformaat is dan ook weer in te lezen in 80% van alle boekhoudprogramma’s die er in Nederland zijn. Daar behoort natuurlijk ook Exact Globe Next bij.

 

Binnen Exact Globe Next kunt u namelijk elektronische facturen, die verstuurd zijn via Exact Globe Next, Exact Online en Grote Beer voor Windows, ontvangen. Om elektronische facturen te kunnen versturen en ontvangen dient u te beschikken over een digitale brievenbus. Via Exact Globe Next kunt u het registratieproces opstarten en hiermee een gebruikersnaam en wachtwoord voor de digitale brievenbus aanvragen. Daarna kunt u debiteuren en crediteuren uitnodigen versturen voor het elektronisch factureren. Na acceptatie zullen de facturen vervolgens via de digitale brievenbus worden uitgewisseld.

 

Snel resultaat

De eerste stap is in Exact Globe snel gezet. Met een beperkte inspanning kunt u al snel overstappen op digitaal factureren. In korte tijd kunt u dan de volgende voordelen voor uw organisatie realiseren:

  • Uw factuur wordt direct digitaal verzonden; Een factuur hoeft niet meer eerst uitgeprint te worden op kostbaar briefpapier en verzonden te worden per post.
  • Minder kans op fouten; Er zijn minder fysieke handelingen nodig om een factuur te verwerken; en dus minder kans op fouten. Denk aan verkeerde adressering, foutieve verwerking en het kwijtraken van facturen.
  • Uw factuur kan sneller verwerkt en betaald worden bij de ontvanger; Een digitale factuur is namelijk in vele gevallen makkelijker te verwerken door de ontvanger.
  • Digitaal archief; Omdat uw facturen digitaal worden opgeslagen zijn de gegevens gemakkelijker op te vragen en heeft u minder kosten aan opslag van papierwerk.
  • U draagt bij aan maatschappelijk verantwoord ondernemen; U spaart papier, bomen en andere grondstoffen door niet te printen en de factuur fysiek te versturen.

 

Heeft u hulp nodig bij het inrichten van uw facturatieproces? Quercis helpt u graag verder. Neem contact op met uw vast contactpersoon of bel met ons via 040-2661780.

 

 

 

By | 2016-10-27T20:28:47+00:00 11 april 2016|Exact Globe Next, Exact Software|0 reacties

About the Author:

Ronald van Kessel
Commercieel directeur en eigenaar van Quercis. Sinds 1991 actief in de wereld van Exact, in support, als consultant maar het grootste deel van deze tijd als commercieel adviseur. Is afgestudeerd als Master of Business Administration. Hij gebruikt deze bedrijfskundige achtergrond iedere dag bij het adviseren van organisaties in het optimaliseren van bedrijfsprocessen. Samen met zijn grote interesse in software en technologie als hulpmiddel zorgt dit regelmatig voor verrassende en innovatieve oplossingen voor bedrijfskundige vraagstukken.