E-Factureren met de overheid

Home/Exact Software/E-Factureren met de overheid

E-Factureren met de overheid

Al enige tijd geleden is via de richtlijn “Directive 2014/55/EU” van de Europese Commissie bekend geworden dat er een verplichting komt voor elektronische facturatie. Doet u zaken met de (lokale) overheidsinstellingen dan is/wordt E-Invoicing een onderwerp dat aandacht behoeft. Factureert u met Exact Globe dan is het goed om te weten dat er een oplossing is om aan de (toekomstige) verplichting van e-factureren te voldoen.

Wat is e-factureren

E-factureren is het elektronisch versturen en ontvangen van facturen. Een e-factuur wordt vaak verward met een PDF-factuur die via de e-mail wordt ontvangen. Het verschil is dat een e-factuur automatisch kan worden ingelezen en verwerkt door het factureringssysteem van de ontvanger, terwijl dit bij een PDF-bestand niet kan. Die laatste optie houdt in dat de factuur automatisch wordt ingelezen door het factureringssysteem van de ontvanger. Dit is bij een pdf-factuur niet mogelijk. Door de verplichting wordt uitwisseling en communicatie tussen aanbestedingssystemen bevorderd en wordt er een einde gemaakt aan rechtsonzekerheid, complexiteit en extra exploitatiekosten voor marktdeelnemers.

Dankzij initiatieven van o.a. Tie Kinetix zijn er inmiddels standaarden ontwikkeld voor het elektronisch uitwisselen van documenten tussen bedrijven en (lokale) overheden binnen Nederland en de Europese Gemeenschap. Zo zijn er de standaarden CENBII en PEPPOL (in heel Europa) en Simplerinvoicing (in Nederland).

Voordelen van e-factureren

De voordelen van e-factureren zijn onder andere:

  • Gemak. De verwerking verloopt automatisch;
  • Snellere verwerking. De papierstroom blijft achterwege;
  • Nauwkeuriger. Geen fouten door handmatige verwerking;
  • Goedkoper. Geen print- en portokosten;
  • Duurzamer. minder papierverbruik en een lagere CO₂-uitstoot.

Samenwerking met Tie Kinetix

Quercis is in dit verband een verdere samenwerking aangegaan met Tie Kinetix om elektronische documentuitwisseling tussen bedrijven en overheidsinstellingen op een gevalideerde en beveiligde manier mogelijk te maken. Tie Kinetix zorgt met haar mapping en vertaaldienst voor een document met de juiste UBL of Edifact specificaties voor de ontvangende partij. Hiermee wordt uw verkoopfactuur uit Exact Globe op de juiste manier omgevormd naar een inkoopfactuur voor de ontvangende partij.

Factureert u vanuit Exact Globe aan (lokale) overheidsinstellingen binnen en buiten Nederland, en wilt/dient u dit op basis van e-factureren uit te voeren? Neem dan contact met ons op. Wij zorgen samen met u voor een koppeling met een digitale brievenbus op basis van het onderstaande proces:

Het TIE Kinetix Service Platform ontvangt uw factuurgegevens in een databestand via een beveiligde verbinding.

Een technische en structurele validatie wordt toegepast om te controleren of het bestand alle benodigde gegevens bevat. Belangrijk onderdeel in deze stap is het valideren van de unieke identifier van uw bedrijf voor het routeren van het document naar de juiste ontvanger.

Vertaaldiensten kunnen worden toegepast om uw factuur te transformeren van uw eigen formaat, zoals IDOC, XML, PDF, etc., naar de gewenste berichtstructuur in o.a. UBL-formaat en/of Edifact.

Het ontvangen bestand wordt veilig opgeslagen voor track & trace doeleinden in het geval er iets mis gaat gedurende het proces.

Het platform biedt de mogelijkheid om uw e-Facturen veilig op te slaan conform de wettelijke vereisten voor het archiveren van elektronische facturen, zoals uiteengezet in de (lokale) wetgeving.

Het platform wordt rechtstreeks aangesloten op elke e-Factuur of e-Procurement platform (Chorus in Frankrijk, Mercurius in België en Digipoort in Nederland) zodat u in staat bent inkooporders te ontvangen en e-Facturen te verzenden.

Het platform zorgt ervoor dat u via notificaties continu op de hoogte bent van track & trace informatie omtrent de status van uw documenten.

By | 2018-01-02T15:10:02+00:00 2 januari 2018|Exact Software|0 reacties

About the Author:

Ronald van Kessel
Commercieel directeur en eigenaar van Quercis. Sinds 1991 actief in de wereld van Exact, in support, als consultant maar het grootste deel van deze tijd als commercieel adviseur. Is afgestudeerd als Master of Business Administration. Hij gebruikt deze bedrijfskundige achtergrond iedere dag bij het adviseren van organisaties in het optimaliseren van bedrijfsprocessen. Samen met zijn grote interesse in software en technologie als hulpmiddel zorgt dit regelmatig voor verrassende en innovatieve oplossingen voor bedrijfskundige vraagstukken.

Laat een reactie achter