Business Process Management met Exact software

Home/Algemeen/Business Process Management met Exact software

Business Process Management met Exact software

We leven in een snelle wereld waarin we snel moeten acteren en waar geen ruimte is voor haperende bedrijfsprocessen. Hierbij kan het gaan over een niet geleverde bestelling omdat er ergens in het proces iemand een handeling niet heeft uitgevoerd, tot ergernis over het ontbreken van een automatische bevestiging op een ingediende klacht via een contactformulier.

Omdat een bedrijfsproces kritisch is voor een organisatie die de resultaten wil verbeteren is het van belang dat er geconcentreerd wordt op processen die tot het strategisch kapitaal moeten worden gerekend.

De Quercis Process Optimizer is een zeer flexibele tool om onze bedrijfsprocessen te automatiseren zonder dat er geprogrammeerd hoeft te worden. De QPO bewaakt onze bedrijf kritische processen en geeft een signalering indien er afwijkingen plaatsvinden. Hierdoor worden proceseigenaren tijdig geïnformeerd, bijvoorbeeld met een e-mail bericht met instructies, en kunnen er corrigerende acties ondernomen worden.
Alexander Klaver - Afdeling Finance & Control, Dijkstra Plastics BV

Wat houdt Business Process Management in?

Business Process Management – afgekort BPM – is een Engelse term die duidt op het werkgebied dat zich o.a. bezighoudt met het optimaliseren en automatiseren van uw organisatie met als doel efficiënter te kunnen werken.

Het biedt inzicht in relaties tussen processen, de aansluiting en verwerking van informatie en zwakke plekken in de workflow van een organisatie. Hierbij worden alle mogelijke aspecten van uw organisatie meegenomen:
BPM

Met het inzicht dat wordt verkregen door middel van BPM, wordt de bedrijfsvoering transparanter gemaakt en verbeterd. Bovendien kan er optimale ondersteuning worden verleend aan de primaire doelstellingen van uw organisatie. De juiste handmatige handelingen kunnen op deze manier verantwoordt worden geautomatiseerd.

 

BPM volgens Quercis

Om voor onze klanten grip op hun bedrijfsprocessen te bieden zet Quercis de Quercis Process Optimizer (QPO) in. Deze tool zorgt voor grip op de (operationele) bedrijfsprocessen en biedt helderheid en controle over de voortgang van deze processen. Hierdoor kunnen doelstellingen worden gerealiseerd en behoren stagnaties van processen tot het verleden.

 

Wat de QPO zoal doet

Slim en snel werkt de QPO onafgebroken alle denkbare routinematige handelingen voor u af. Denk daarbij aan:

  • Periodiek converteren en/of importeren van bestanden uit andere applicaties naar Exact Globe of Exact Synergy
  • Bewaken van gebeurtenissen in de database en actie ondernemen bij het bereiken van een kritische grens
  • Werkprocessen laten starten in Exact Synergy of het versturen van e-mails
  • Uitlezen van mailboxen in Exchange server en op basis van e-mails documenten en taken creëren in Exact Synergy voor verdere afhandeling
  • Periodiek genereren en per e-mail distribueren van rapporten
  • Andere “als-dit-dan-dat-handelingen” die specifiek zijn voor uw bedrijf

 

Wat de QPO anders maakt

De QPO is een onmisbare aanvulling op Exact Globe, Exact Synergy en andere SQL databases en is speciaal ontworpen om de toepassingsmogelijkheden van deze producten te vergroten. Vaak is de QPO de tool en kracht achter de creatieve oplossingen die door onze consultants worden toegepast.

 

QPO in de praktijk

De QPO wordt op vele manier ingezet bij onze klanten. Dit kan zijn omdat een standaard proces binnen Exact Globe niet toereikend is, denk hierbij aan het automatisch doorzetten en verdelen van subsidies over meerdere administraties of het automatisch toekennen van kosten op een project binnen een bepaalde periode. Ook onze klant Dijkstra Plastics werd geconfronteerd met een proces dat niet binnen de standaard software opgelost kon worden.

 

Dijkstra Plastics BV
Dijkstra Plastics BV is een producent van kunststof verpakking emmers met 130 medewerkers gevestigd in Haaksbergen. Het bedrijf heeft zich sinds de oprichting in 1977 gespecialiseerd in het spuitgieten van kunststof emmers voor vele verpakkingstoepassingen. Dit specialisme heeft ervoor gezorgd dat deze emmers de keuze zijn voor gebruikers en handelsondernemingen in heel de wereld.

 

De behoefte

Toen één van de grootste klanten van Dijkstra Plastics BV aangaf gefactureerd te willen worden op basis van gerealiseerde verbruik, ontstonden er een aantal uitdagingen:

  • Aanleggen van een consignatievoorraad
  • Bijhouden van verkoopprijzen met twee prijscomponenten
  • Bijhouden van de consignatievoorraad bij de klant
  • Afboeken conform FIFO systematiek
  • Geautomatiseerd een verkooporder genereren

 

De producten

De oplossing is gevonden in de inzet van Exact Globe, wat al geruime tijd in gebruik was, met als toevoeging de Quercis Process Optimizer.

  • Quercis Process Optimizer – Zorgt voor complete aansturing van het proces binnen Exact Globe
  • Exact Globe – Zorgt voor standaardisatie van processen op een centraal platform.

 

De oplossing

  • Voor elke artikel prijswijziging wordt er automatisch door de QPO een batch aangemaakt binnen Exact Globe. Binnen de batch worden de juiste prijzen en magazijnlocatie toegekend.
  • Voor elke levering wordt er door de QPO automatisch een voorraadmutatie in Exact Globe aangemaakt en gekoppeld aan de juiste batch. Hierdoor worden de consignatievoorraden binnen Exact Globe inzichtelijk.
  • Elke maand wordt er per mail een verbruikslijst en inkoopopdracht door de klant verstuurd. De QPO creëert op basis van de ontvangen verbruikslijsten een verkooporder. Bij het creëren van de verkooporder controleert de QPO de voorraden en beschikbare batches conform het FIFO systeem. Indien een batch verbruikt is splitst de QPO de verkooporderregel uit naar een beschikbare batch en hanteert vervolgens de juiste prijzen.
  • Nadat de QPO de verkooporder heeft gecreëerd wordt het standaard proces binnen Exact Globe verder opgevolgd en kan de verkoopfactuur aangemaakt worden.

 

De voordelen

  • In control: Juiste inzicht in consignatievoorraden bij de klant
  • Efficiëntie: besparingen in tijd en kosten en minder handmatige activiteiten
  • Altijd juiste verkoopprijzen
  • Betere klantenservice

 

Meer weten over deze oplossing of wilt u weten hoe de Quercis Process Optimizer u kan gaan helpen in het optimaliseren van uw bedrijfsprocessen? Neem contact op met Jan Schonewille via 040-2661780.

Quercis pay off2

By | 2016-10-27T20:28:48+00:00 12 maart 2016|Algemeen|0 reacties

About the Author:

Jan Schonewille
Sales consultant voor Quercis in noord Nederland. Jan is sinds 2007 actief in de wereld van Exact als consultant en projectmanager, en vanaf 1 oktober 2013 werkzaam als business consultant bij Quercis BV. Met zijn bedrijfskundige achtergrond, studie Technische bedrijfskunde, en consultancy ervaring adviseert hij bedrijven bij het optimaliseren van bedrijfsprocessen. Door zijn inhoudelijke kennis en ervaring al in het verkooptraject mee te nemen is hij in staat de klantvraag naar een passende oplossing te vertalen. De juiste basis voor een succesvolle implementatie is hiermee gelegd.